Cancelamento de NFe: quando devo usar e quais os prazos?

Você sabe em qual situação usar o cancelamento de NFe? E qual o prazo legal para conseguir o cancelamento desse tipo de nota? Essas dúvidas são frequentes em diversas empresas que, frequentemente, precisam recorrer a essa atividade, mas não sabem a melhor forma de realizar essa operação.

Sobre a nota fiscal eletrônica:

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente, o principal objetivo dessa nota é documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

A sua validade jurídica é garantida por duas condições necessárias: a assinatura digital do emitente e a Autorização de Uso fornecida pela administração tributária do domicílio do contribuinte.

Legislação sobre o cancelamento de NFe:

A legislação dispõe que, após a concessão de Autorização de Uso da NFe, o emitente poderá solicitar o cancelamento de NF-e, desde que não tenha havido a circulação do respectivo produto ou a prestação de serviço.

Quando não é possível emitir uma carta de correção que repare os erros de uma nota fiscal autorizada é necessário realizar o cancelamento de número de NFe, pois a carta de correção somente pode corrigir erros simples.

Principais motivos de cancelamento de NFe:

Listamos os principais motivos resultantes na escolha por cancelar uma nota fiscal:

• Desistência do Comprador;
• Cancelamento das vendas;
• Cálculos de Preços e Impostos Incorretos;
• Erros cadastrais, como no CNPJ ou na Razão Social.

Prazos para cancelamento de NFe:

Nos termos da Cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/05, o prazo legal de cancelamento de NFe, é de 24 h contado a partir do momento da autorização de uso da mesma. Caso não seja possível realizar o cancelamento neste prazo, o contribuinte poderá fazê-lo de forma extemporânea.

O Manual de Orientação do Contribuinte – NFe, disponibilizado no Portal Nacional da NFe cuida detalhadamente do cancelamento da nota fiscal eletrônica desde o envio e/ou recepção do evento.

Este manual possui uma abordagem de todas as regras de validação específica, delegando às respectivas Secretarias de Estado de Fazenda autorizadoras do uso, a possibilidade de aceitação do cancelamento fora do prazo. Isso quer dizer que as Unidades Estaduais podem adotar regras próprias no que tange à aceitação do cancelamento de uma NFe.

Cancelamento de NFe fora do prazo:

O prazo previsto para o cancelamento extemporâneo de uma NFe é de até 168 horas, mas devido a alguns problemas pontuais no sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda), não há bloqueio de solicitações feitas, mesmo que tenha ultrapassado o prazo previsto para o cancelamento extemporâneo de 168 horas.

A solicitação para o cancelamento extemporâneo deverá ser realizada no aplicativo da Receita SIARE, onde deve ser informado a chave de acesso da nota, o CNPJ do Solicitante e a justificativa do pedido de cancelamento fora do prazo.

Após a autorização deverá ser reenviado e transmitido o pedido de cancelamento de NFe utilizando a funcionalidade de cancelamento disponível no sistema emissor de NFe adotado pela empresa.

Após a geração do protocolo de autorização do SIARE a empresa tem até 30 dias para transmitir o cancelamento extemporâneo. Passado este prazo não é mais possível solicitar o cancelamento para a mesma NFe.

Escrituração:

As NFe canceladas devem ser escrituradas sem valores monetários, conforme a legislação tributária vigente, e devem ser informadas ao Fisco no Sped Fiscal com o código da Situação “02- Nota fiscal cancelada”.

Importante acompanhar a emissão

Vários são os motivos para o cancelamento de NFe, de forma que deverá cada caso ser avaliado individualmente pelo emitente. Mas uma NFe somente poderá ser cancelada se ainda não tiver ocorrido o fato gerador, ou seja, se a mercadoria não tiver saído do estabelecimento acobertada pela NFe.

Por isso se torna tão importante acompanhar a emissão de notas fiscais e realizar a conferência diária das notas emitidas, para conseguir realizar a correção ou o cancelamento das notas em tempo hábil, pois o cancelamento fora do prazo pode acarretar multas.

A gestão dos processos no setor de emissão de notas e das pessoas envolvidas se torna muito importante, ao dever ser levantado os motivos de cancelamentos de notas que estão ocorrendo na empresa e identificar as causas, procurando ajustar os processos internos, seja na parte de cadastros de produtos, clientes, fornecedores ou investimento na qualificação dos profissionais envolvidos.

Se a sua operação envolve a NFe é muito importante saber a diferença dessa nota para a NFCe. Entenda a diferença nesse artigo.

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