Como você já deve saber, a NFC-e é um padrão nacional de documento fiscal eletrônico que serve para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. Após o envio da NFC-e para a SEFAZ, ela pode ser autorizada, rejeitada ou enviada em contingência.
Os prazos de obrigatoriedade da implementação da NFC-e já estão correndo, certo? Neste artigo falaremos sobre o que você deve fazer para implementar a NFC-e em seu estabelecimento.
Para implementar a NFC-e você precisa de um equipamento local com o software instalado (computador, tablet ou smartphone), o Certificado Digital para assinatura das NFC-e’s em contingência – quando for o caso – e também uma impressora para realizar a impressão do DANFE-NFC-e.
O modelo de Certificado Digital usado para implementar a NFC-e pode ser o A1 ou o A3. Recomendamos que utilize o A1, pois ele é gerado e armazenado no computador pessoal ou até mesmo na nuvem, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens. É possível utilizar o mesmo certificado digital da Matriz para as Filiais, desde que possua a mesma raiz do CNPJ, que são os 8 primeiros dígitos do CNPJ.
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Apesar de ser um documento eletrônico que foi transmitido à SEFAZ, é necessário que o varejista mantenha o arquivo digital da NFC-e por no mínimo cinco anos sob sua guarda e responsabilidade, ainda que fora da empresa, devendo ser disponibilizado à Fiscalização quando solicitado.
Listamos alguns pontos interessantes que devem ser analisados antes de você começar a utilizar a emissão de NFC-e
Infraestrutura | Cadastros | Operacionais |
- Disponibilidade de Comunicação com a SEFAZ (Internet/Satélite, entre outros); | - Tributação dos Produtos: Validar tributação dos produtos - CST (ICMS/PIS/Cofins), CEST, NCM, CFOP e outros; | - Gestão fiscal: Gestão das Notas Emitidas rejeitadas e emitidas em contingência, validação de cadastros dos produtos; |
- Armazenamento de Dados: Possuir equipamentos que comportem o volume de dados armazenados; | - Credenciamento SEFAZ / Inscrição Estadual: Solicitar o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) a SEFAZ e estar com a Inscrição Estadual Regular. | - Treinamentos: Orientação aos colaboradores sobre as diferenças entre ECF e NFC-e com o fim da redução Z e leitura X. |
- Certificado Digital e Segurança: Administrar a validade do certificado digital |
Ao implementar a NFC-e na sua loja, você deve tomar alguns cuidados! Uma das principais diferenças da Venda com Cupom Fiscal para a NFC-e é que, para finalizar as vendas, é necessário enviar o arquivo digital para validação das informações pela SEFAZ.
Ao enviar a NFC-e para a SEFAZ, a nota fiscal pode receber duas respostas: Autorizada ou Rejeitada. Para as situações que não houver retorno do arquivo enviado, deve-se estudar a possibilidade de emitir em contingência. Caso seja autorizada, basta você finalizar a compra e entregar o comprovante para o cliente. Explicaremos, a seguir, o conceito de rejeição e contingência a seguir:
Rejeição da NFC-e são erros no processo de transmissão da NFC-e que podem ser ocasionados pelo não cumprimento das regras de validação estabelecidas pela SEFAZ, publicadas através da Nota Técnica. São diversos os fatores que podem levar a rejeição, vão desde cadastros fiscais e comerciais incorretos a falhas nos sistemas operacionais e ERP.
As rejeições podem trazer transtornos para a operação da loja e atendimento ao cliente. Caso uma NFC-e seja rejeitada no PDV, não será possível finalizar a venda. Imagine seu operador de caixa diante de um cliente com o carrinho cheio e a NFC-e rejeitada?
Resumindo, a rejeição da NFC-e pode gerar o aumento de filas e, consequentemente, acarretar a perda de clientes e gerar retrabalhos para correção dos erros. Não é isso que você quer, não é mesmo?
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Emissão da NFC-e em Contingência ocorrerá quando existir algum problema técnico de comunicação, seja nos servidores da SEFAZ indisponíveis, ou problemas técnicos em sua empresa, como internet fora do ar. Essas situações fazem com que não seja possível autorizar os arquivos de forma online.
Nesse caso, para conseguir realizar as vendas, a SEFAZ permite que as NFC-e’s sejam emitidas em modo Contingência, em que os arquivos serão emitidos de forma offline, ou seja, sem realizar a validação das regras pela SEFAZ. Após resolvido os problemas que impediam a autorização, as vendas devem ser transmitidas para a SEFAZ até o final do primeiro dia útil subsequente ao da emissão da nota.
O não cumprimento deste prazo pode acarretar multas e penalidades. Como a quantidade de vendas no varejo é grande, caso não exista um acompanhamento eficaz das notas emitidas em contingência e posteriormente enviadas para serem autorizadas na SEFAZ , este processo pode se tornar crítico aumentando as chances de autuação por falta de oficializar as vendas junto à SEFAZ .
Caso seu estabelecimento não entre nos critérios de obrigatoriedade de adesão à NFC-e, é interessante analisar o Custo x Benefício em aderir a NFC-e de forma voluntária. A emissão de NFC-e exige que você mantenha em operação uma boa estrutura de hardware e internet, além de fazer necessário o treinamento de Pessoal. Lembre-se também que na NFC-e existe o processo de Rejeição, podendo acarretar o atraso das vendas.
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Após todos os esclarecimentos acima, mostraremos o passo a passo necessário para adotar o sistema em sua loja.
O primeiro passo para implementar a NFC-e na sua loja é verificar o cadastro do seu estabelecimento com o Estado. Para isso, você deve:
DICA: é recomendado se preparar para adoção da NFC-e. Mas atenção para não se precipitar, uma vez que sua empresa optar por emitir NFC-e, mesmo que não esteja na obrigatoriedade, não há como desistir. A partir desse momento, intervenções e novas autorizações de ECF não serão permitidas.
O segundo passo para implementar a NFC-e na sua loja consiste em verificar os sistemas.
Certificado Digital
Software emissor de NFC-e
Recomendações na hora de avaliar um software emissor de NFC-e:
Confira neste link mais algumas dicas para avaliar um software para seu PDV: Clique aqui!
O terceiro passo para implementar a NFC-e na sua loja diz respeito à infraestrutura.
Contar com uma internet estável é sinônimo de tranquilidade na emissão de NFC-e’s. Dessa maneira, sua loja minimizará as emissões em contingência, que podem trazer complicações para a operação no dia a dia.
Apesar de não ser obrigatório a emissão do DANFE NFC-e, o novo cupom fiscal, caso o cliente solicite, o varejista deve imprimi-lo. Além disso, entregar o cupom impresso está na cultura de alguns setores, como supermercados.
Uma vez que os caixas estarão comunicando continuamente por meio da internet, a exposição a riscos é majorada. Por isso, contar com um bom antivírus pode evitar dores de cabeça.
Passo 4:
O 4° passo para implementar a NFC-e na sua loja é cadastrar todos os dados fiscais necessários para a emissão da NFC-e.
Passo 5:
O 5° passo para implementar a NFC-e na sua loja consiste no treinamento dos operadores de caixa.
Passo 6:
O 6° passo para implementar a NFC-e na sua loja também consiste em treinamento, mas dessa vez é o treinamento da equipe do escritório da loja. Se a operação do PDV muda um pouco, a operação do escritório muda muito. A NFC-e exige uma série de novos procedimentos que a maioria dos varejistas não estão acostumados. A equipe do escritório deverá se adaptar ao novo documento fiscal. São necessários controles e auditorias constantes para evitar multas e penalidades por parte do fisco:
Fique atento aos prazos para implementar a NFC-e. Fizemos uma tabela com o cronograma da obrigatoriedade da NFC-e em Minas Gerais.
Prazo MG | Critérios para os Contribuintes |
Março/2019 | Novas empresas inscritas no cadastro de contribuintes a partir de 1º de março |
Abril/2019 | Possuir CNAE 4731-/00 ou ter receita bruta anual superior a R$100.000.000,00 em 2018 |
Julho/2019 | Receita bruta entre R$15.000.000,00 e R$100.000.000,00 em 2018 |
Outubro/2019 | Receita bruta entre R$ 4.500.000,00 e R$15.000.000,00 em 2018 |
Fevereiro/2020 | Receita bruta entre R$ 1.000.000,00 e R$4.500.000,00 em 2018 |
Junho/2020 | Receita bruta entre R$ 500.000,00 e R$ 1.000.000,00 em 2018 |
Setembro/2020 | Receita bruta entre R$ 120.000,00 e R$ 500.000,00 em 2018 |
E na sua loja, todos os passos já estão mapeados?
Você, varejista, já implementou a NFC-e na sua loja?
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