Quais as principais armadilhas ao escolher um sistema para supermercados?

Escolher um sistema para supermercados envolve quesitos técnicos, como a arquitetura do software, exige conhecimento  em computação, pontos de regras de negócio e exige conhecimento de processos. 

Além disso, o sistema ERP é algo intangível, pois oferece um grande volume de serviços, dificultado a avaliação por parte do supermercadista.

Todos esses fatores colaboram para que erros sejam cometidos ao definir qual o melhor sistema de gestão para o seu supermercado. 

Com o intuito de te ajudar, nós decidimos esclarecer as principais armadilhas ao escolher um sistema para supermercados. 

1. Não ter clara as prioridades e o que está buscando com o sistema

A primeira armadilha na implementação de um novo sistema de gestão, ERP, para seu supermercado é não ter claro as prioridades e as reais necessidades da sua empresa. 

Essa falta de clareza vai deixá-lo à deriva e inseguro quando começar a aprofundar nas diferentes ofertas do mercado. 

O que você busca ao escolher um sistema para supermercado é melhorar a operação do PDV ou é melhorar o controle de estoque? Para não cometer erros, antes de definir qual software utilizar, discuta com sua equipe sobre as reais necessidades que o mesmo precisa ter. Se a necessidade vem pela lentidão do PDV ou da inconsistência de dados no sistema. 

A melhor prática é realizar um levantamento de processos atuais da empresa e das melhorias pretendidas. Esse documento será um guia e facilitará na escolha da melhor solução. O esforço vale a pena, existe inclusive a opção de contratar uma consultoria para realizar esse levantamento. 

2. Não avaliar o serviço

Um bom sistema de gestão precisa ser muito mais do que apenas um sistema com funcionalidades e livre de erros. Um fornecedor de ERP precisa entender sobre vários assuntos da sua operação e resolver diferentes problemas dos mais variados processos e setores. 

Basicamente são 4 tópicos principais, em relação aos serviços, que você não pode deixar de olhar ao escolher o sistema para o seu supermercado. 

• Suporte ao cliente: entender o formato e os indicadores.
• Implantação do sistema e treinamento dos usuários: entender como será realizado e se os objetivos da implantação do sistema serão tratados.
• Resposta a resolução de problemas: problemas vão ocorrer, é humano, não existe sistema sem falhas. O que deve ser avaliado com cuidado é a eficiência da empresa na resolução de falhas, se existe uma política definida e comunicada.  
• Relacionamento: seu fornecedor de software de gestão é estratégico, muitas das mudanças do seu negócio terão algum tipo de interface com o sistema, seja buscando informações geradas pelo sistema, seja integrando outro sistema no ERP. A qualidade e o acesso às pessoas do fornecedor devem ser avaliados no momento da compra. Porque no dia que você precisar e não tiver, sentirá muita falta.

Portanto, não caia na armadilha do serviço. Entenda os níveis de serviço e padrões de atendimento do seu futuro fornecedor de ERP.

3. Olhar para funcionalidades demais

Se você estiver no processo de escolher um sistema para supermercado, chegará o momento das demonstrações de sistema.

Nesse momento, é natural dar muita atenção às funcionalidades e possibilidades. Consultores que realizam demonstração são mestres em mostrar várias possibilidades e infinitas funcionalidades.

É comum comparar o sistema com o número de funcionalidades que cada um tem.

Essa é uma das principais armadilhas e você pode cair nela de diferentes formas.

A primeira é achar que você precisa de um sistema que tenha tudo, sendo que se parar para analisar, sua loja utiliza poucas funcionalidades existentes no sistema atual. Assim, você se esquece de olhar para suas prioridades e para as operações essenciais e básicas da empresa para olhar para detalhes, que após implantados dificilmente sua loja utilizará.

Outra forma de cair nessa armadilha é pensar que o sistema são as funcionalidades. Como assim? Como já vimos, a prestação de serviços do fornecedor é crítica para o sucesso, mas não só isso, temos uma parte importante que é a qualidade do sistema, pois não adianta ter tudo se, na prática, não funciona a contento.

Na demonstração de sistema normalmente tudo funciona muito bem, não caia na armadilha de olhar muito para as funcionalidades em si. 

Para isso é fundamental voltar na primeira armadilha e ter claro os processos que sua empresa irá utilizar. Defina o que é prioridade e o que é particularidade. 

Tenha isso bem levantado e documentado na hora de enviar ao fornecedor e para que ele avalie e responda formalmente o que ele atende e o que ele não atende.

A melhor forma de enxergar essa armadilha é pela analogia da árvore-de-natal. O primeiro passo para se ter uma árvore-de-natal é ter a árvore, o pinheiro, em si. Ninguém monta uma árvore-de-natal apenas com os enfeites, sem a árvore, senão você não tem uma árvore de Natal. 

Aqui é o mesmo. Não se escolhe um sistema pelas funcionalidades que talvez um dia você vá usar, se escolhe um sistema para resolver aquilo que é mais importante para seu supermercado, com eficiência e eficácia.

Para deixar claro, as funcionalidades são fundamentais. Inclusive, ter funcionalidades específicas do seu negócio é crítico para o sucesso do projeto. 

A questão levantada, objetivamente, é a sobrevalorização de funcionalidades em detrimento das outras características da prestação de serviço como um todo, principalmente de funcionalidades avançadas, que estão distantes de serem utilizadas.

4. Não avaliar a qualidade do sistema de gestão

A próxima armadilha é não avaliar a qualidade do sistema. Assim como o serviço temos algumas dimensões a serem avaliadas nesse quesito.

O importante aqui é ter a segurança de tudo aquilo que está no sistema, seja no descritivo do sistema ou o que foi demonstrado. Não adianta ter se não funcionar.

• Erros no sistema

Erros de sistema são naturais, como falamos acima, é importante ter bem acordado qual será a rapidez em suas resoluções. No entanto, existem sistemas mais estáveis que outros. Assim como existem sistemas que têm uma incidência demasiada de erros.

Erros geram retrabalho, improdutividade e atrasam o trabalho da sua equipe, portanto, é relevante sua avaliação.

É fundamental conseguir avaliar isso e não cair na armadilha de comprar um sistema que tem erros constantes. Como fazer isso? 

Novamente, há duas formas. A primeira é perguntar diretamente para a empresa se eles possuem algum relatório de incidência de erros nos seus sistemas – software houses organizadas tem isso, até porque esse é um dos pontos mais críticos do desenvolvimento de sistema. 

A segunda forma é buscar referências de clientes que utilizam o sistema. Neste caso é importante encontrar usuários maduros que utilizam bastante o sistema e também saibam diferenciar erros de sistema de erros operacionais. 

É comum haver essa confusão, principalmente por empresas com baixa maturidade de TI e gestão. 

• Inconsistência de dados no sistema

Bem similar ao problema de erros, mas esse caso é mais ligado aos dados em si. Existem falhas e erros que corrompem dados do sistema. 

Um dos principais motivos para implementar um sistema em uma empresa é organizar as informações de maneira segura e eficiente. 

Se você tiver problemas com consistência de dados, essa segurança estará perdida. Alguns exemplos são lançamentos que somem do sistema e dados que são alterados sem rastreabilidade.

Como confiar no estoque do sistema se o mesmo altera os dados sem explicação? É mais comum do que se imagina e, normalmente, os sistemas têm várias ferramentas para evitar e rastrear esse tipo de problema.

• Lentidão do sistema

A velocidade do sistema impactará diretamente na produtividade da sua equipe, traduzindo-se em custos. 

Essa característica está ligada diretamente a arquitetura do sistema e aos equipamentos que serão utilizados. 

Se o sistema é pesado, você precisará investir em equipamentos caros para ter velocidade – isso se o problema resolver, o que nem sempre acontece. 

Sistemas em nuvem são uma boa opção, uma vez que os equipamentos estão na nuvem e são da responsabilidade do fornecedor. Portanto, fica mais fácil cobrar pela melhoria da velocidade.

• Documentação do usuário

A documentação do usuário é muito pouco avaliada no momento da compra, mas assim como os serviços, é uma das características que estará mais presente no seu dia a dia. 

Uma documentação bem feita conferirá agilidade e produtividade para sua equipe, pois será mais fácil de utilizar o sistema e implementar novos processos. O custo de mudança será reduzida e fará grande diferença.

A dica aqui é avaliar a disponibilidade das documentações aos usuários. As mais comuns são manuais de utilização, dúvidas mais frequentes e até mesmo vídeos de tutorial.

5. Não avaliar as integrações do sistema

Outra armadilha no momento de escolher um sistema para seu supermercado é não avaliar as integrações disponíveis e as possibilidades de integração.

Sua empresa utilizará outros sistemas na loja, isso é um fato, e para que esses sistemas funcionem com produtividade e eficiência provavelmente precisarão estar integrados com o seu ERP. 

A transformação digital do varejo está mudando a forma de trabalhar. Software de e-commerce, gestão de clientes, gestão de compras baseadas em inteligência artificial e automatização da conciliação de cartões são alguns exemplos de ferramentas especialistas que aceleram mudanças nas empresas.

Avaliar os sistemas que já estão integrados e qual é a dificuldade de integração com outros sistemas é primordial para quem está avaliando um sistema na década de 2020.

6. Escolher uma empresa que não seja focada no seu negócio

As regras de negócio são complexas. Um software que funcione muito bem para uma loja de roupas, por exemplo, nem sempre funcionará com maestria para um supermercado. 

Por isso, analise uma empresa que atenda lojas como a sua, que já tenha renome no ramo e que seja sólida. Se você tem um supermercado procure um sistema focado em supermercado. 

Além disso, você precisa lembrar que a escolha de um ERP envolve a gestão dos dados e informações do seu negócio, a empresa escolhida precisa ser extremamente confiável. 

7. Olhar apenas para custos diretos da solução

A última armadilha e talvez uma das mais comuns é avaliar apenas os custos diretos de contratação da ferramenta. Isto é, o valor inicial e o valor de contrato mensal.

Por quê?

Existem diversos custos indiretos envolvidos com o sistema ERP da sua empresa. Para citar alguns:

• Custos de aquisição de equipamentos: entender os requisitos de processamento das máquinas, a necessidade de servidor, é fundamental, pois esses gastos podem ultrapassar o custo do sistema. Softwares em nuvem tem uma grande vantagem neste quesito.
• Custo de aquisição de licenças de sistemas: o mais comum é o Windows, principalmente para os PDV’s, os caixas, da loja. Por isso, os melhores sistemas utilizam o Linux nas Frentes de Caixa, leia neste artigo mais sobre os porquês.
• Reembolso de despesas dos técnicos de implantação: despesas como deslocamento, alimentação e hospedagem, dependem de fornecedor para fornecedor, e tendem a ser maiores, daqueles que estão longe da sua empresa, pois os gastos com transporte serão altos. Ter a opção de realizar parte da implantação de maneira remota é uma excelente dica.
• Custo e esforço da sua equipe para a implementação do sistema: Na maioria das vezes, quanto mais completo o sistema, mais difícil sua usabilidade. O que isso significa? Significa que seus colaboradores precisarão de muito treinamento para utilizá-lo. 

Mas o maior custo de todos sem dúvida é de uma escolha mal feita

Gastar todo esse tempo de avaliação, implementação e treinamento, com todo o investimento realizado, para depois descobrir que a solução não atende suas necessidades, que o serviço prestado é insuficiente ou que o sistema em si não funciona, é, sem dúvidas, um grande prejuízo. 

Não só financeiro, mas mais do que isso, de tempo. Sua empresa perdeu tempo, e tempo, infelizmente, não se recupera.

Portanto, não poupe cuidado e atenção ao escolher um sistema para supermercado. Acesse o artigo “Como escolher o software de gestão para seu supermercado”.

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