O que é Inutilização de NFe e quando devo usar?

No dia a dia da operação fiscal do seu negócio você já teve alguma dúvida em relação à inutilização de NFe? Nesse artigo vamos fornecer informações detalhadas sobre esse processo e explicar a razão pela qual o varejista precisa ficar atento na execução dessa atividade.

Processo de emissão de NFe:

Quando emitimos uma nota fiscal eletrônica, no momento do envio da mesma para a SEFAZ podemos obter dois tipos de retorno: Nota Fiscal Autorizada e Nota Fiscal Rejeitada.

O retorno de Nota fiscal Autorizada significa que a Sefaz realizou as validações dos dados enviados e a nota está com as informações seguindo o leiaute das Notas técnicas estabelecidas.

É importante lembrar que recentemente aconteceu uma nova mudança no leiaute e passou a vigorar o modelo 4.0 da nota. Confira nesse link as mudanças nessa novo leiaute.

Para as situações de nota fiscal com o retorno de Rejeitada, significa que as informações enviadas na nota fiscal não estão de acordo com o esperado pela Sefaz.

Motivos de rejeição que resultam na inutilização de NFe:

Os motivos de rejeição das notas são muitos, ao ponto que podem partir de possíveis informações incompletas ou erradas no cadastro de produtos, clientes e fornecedores. Para conseguir autorizar a nota fiscal é necessário realizar a correção das informações incorretas no sistema ERP e reenviar a nota fiscal para ser autorizada na SEFAZ.

Ao longo do processo, também podem ocorrer problemas técnicos que impossibilitam autorizar as notas, como uma quebra de sequência da numeração.

Quando não for possível realizar a correção da inconsistência que gerou a rejeição da nota fiscal ou nos casos em que exista uma quebra de sequência da numeração de notas é necessário justificar para a SEFAZ o motivo de não utilizar a numeração. Nestes casos é preciso realizar um processo de inutilização de NFe, invalidando o número daquela nota.

Para exemplificar, vamos apresentar um caso de quebra de sequência que acontece normalmente no dia a dia do varejista e que resulta em inutilização de NFe: a NFe nº 100 e a nº 102 foram emitidas, mas a numeração 101 por motivos técnicos saltou e não foi usada antes da numeração 102.

O que é a inutilização de NFe e para que ela serve?

De uma forma bem clara, podemos dizer que a inutilização de NFe é o processo usado pelas empresas para comunicar ao fisco sobre as notas que não serão usadas.

Sendo assim a inutilização de NFe tem como principal finalidade permitir que o emissor comunique à SEFAZ os números de NFe que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da nota fiscal eletrônica ou uma rejeição que não seja possível de ser corrigida.

A inutilização de NFe só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma nota fiscal (Autorizada, Cancelada ou Denegada).

A inutilização de NFe tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades no processo de emissão das notas e deve ser realizada até o décimo dia do mês subsequente a emissão.

Escrituração em um processo de inutilização de NFe:

Os números das notas que passaram pelo processo de inutilização de NFe devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Conclusão: não acompanhar o processo de inutilização de NFe pode gerar autuações

Acompanhar a emissão de notas fiscais é um processo que requer atenção no dia a dia do varejo. Para a SEFAZ, as notas Autorizadas, Canceladas e Inutilizadas são tratadas nas declarações fiscais com códigos próprios que identificam o “status” das mesmas.

Se não houver um acompanhamento e atenção, podem ocorrer divergências de informações que ocasionarão multas e notificações fiscais, pois existem diversas autuações por parte do Fisco às empresas por informações divergentes e irregularidades apuradas.

Essas situações acontecem após a SEFAZ constatar que notas fiscais eletrônicas foram escrituradas como “canceladas” ou “numeração inutilizada”, entretanto, as mesmas constam como “Ativas” ou “Autorizadas” no sistema público do ambiente nacional e estadual.

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