Quando implantar um sistema ERP em seu negócio?

Se você é um varejista e não conta com um sistema ERP e com um software de ponto de venda, também chamado de frente de caixa ou apenas PDV, você já deve ter sido abordado por várias empresas e até mesmo por consultores.

Para o pequeno varejista, um questionamento recorrente é se vale a pena o investimento em um sistema ERP na loja. Se a sua loja tiver mais do que dois caixas, sem dúvida vale a pena, pois com certeza você tem um fluxo considerável de clientes e produtos, bem como boa quantidade de mercadorias em estoque. Portanto, o custo de se gerenciar e os riscos de tomar prejuízo compensam.

Convivendo diariamente com varejistas que desejam implantar um sistema ERP em seus negócios, percebemos 3 motivações principais:

Como ter controle sobre as vendas no caixa?

O caixa, também chamado de PDV (ponto de venda), é o lugar mais importante da loja para o varejista, é onde o dinheiro entra. Portanto, para ter controle, evitar erros e fraudes é fundamental contar com a automação comercial.

Basicamente, automação comercial consiste em implementar equipamentos e softwares que automatizem o processo de venda, garantindo segurança e produtividade.

É possível controlar o estoque sem um sistema ERP?

O varejo, principalmente o varejista de alimentos, conta com um grande número de itens e fluxo de clientes, portanto, é impossível controlar o estoque por meio de planilhas e controles manuais.

Se você está sentindo a necessidade de controlar o estoque, não tem outro caminho senão adotar um sistema que faça esse controle.

É importante estar em dia com a legislação?

Um dos principais motivos do varejista adotar um sistema ERP na loja é por questões legais, tanto no que diz respeito ao PDV (o caixa), quanto em relação às obrigações acessórias. Normalmente, é o contador que orienta o varejista a buscar um software de gestão, pois facilitará muito o seu trabalho e o do cliente.

Vamos por partes. A partir de um certo volume de vendas o Estado exige que as empresas varejistas automatizem seu PDV com equipamentos e softwares homologados. São as famosas siglas PAF-ECF, NFCe e SAT.

A questão das obrigações acessórias são informações e dados exigidos pelo governo que devem ser enviados em padrões e layouts estabelecidos, como é o caso do SPED ou Sintegra.

O Sintegra é o sistema de repasse de dados tributários usado no Brasil, cujo objetivo é aumentar o controle do Estado e facilitar o envio das informações dos contribuintes para o fisco. Nesse arquivo várias informações são enviadas como: dados sobre a entrada e saída de produtos e apuração do ICMS.

Qual a hora certa de implantar um sistema ERP?

Quando você deve implantar um sistema ERP? Cada caso é um caso, mas percebemos que a necessidade vai surgir principalmente a partir de três momentos: exigência legal (fiscal), necessidade de controlar as vendas no PDV ou necessidade de melhorar a gestão, principalmente do estoque.

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