ACESSO RÁPIDO:
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Um sistema de gestão é um importante aliado para o supermercadista, com esta ferramenta é possível integrar os processos da sua loja e automatizá-los, fazendo com que a operação seja mais rápida, eficiente e lucrativa.
Entretanto, devido ao grande número de softwares disponíveis no mercado, é difícil escolher qual o melhor para seu supermercado. Portanto, vamos apresentar 10 principais características de um sistema de gestão para supermercados que devem ser avaliadas.
Se você já está buscando uma solução, esse artigo é para você: Como escolher um software de gestão (ERP) para supermercado?
Se você ainda tem dúvida se vale ou não a pena implantar um bom sistema de gestão na sua loja, leia o artigo “10 motivos para você utilizar um sistema para supermercado” neste link e perceba os ganhos em contar com essa automação no seu negócio.
Agora, vamos às 10 principais características de um sistema de gestão para supermercados que devem ser analisadas:
Descubra:
No momento de escolher o software que será usado no seu supermercado é fundamental que você pesquise sobre a empresa responsável por fornecer o mesmo. Esse sistema será responsável por armazenar e administrar os dados importantes do seu negócio, portanto você deve optar por uma empresa séria que tenha compromisso com o serviço oferecido.
Essa característica é de extrema importância, basta você perceber que os dados fiscais, a emissão de notas fiscais eletrônicas e o envio de relatórios fiscais, serão responsabilidades do sistema de gestão, portanto uma falha e você terá sérios problemas com o fisco.
É importante que você procure uma empresa especializada em supermercados, pois além de desenvolver um software com as regras de negócio adequadas, você contará com pessoas que convivem com supermercados todos dias. Então elas vão te ajudar a encontrar oportunidades de melhoria.
A melhor forma de avaliar a empresa é buscar referências no mercado.
Uma empresa que já atenda a supermercados, já conhece como funciona a rotina do mercado e terá mais experiência no momento de resolver os problemas ou solucionar suas dúvidas.
Procure por empresas que tenham certificados, premiações, que sejam reconhecidas no mercado. É sempre bom consultar as associações e os outros supermercadistas a respeito do software ideal para o seu segmento.
Uma das características de um ERP para supermercados é a aceitação do seu negócio ao sistema. Isso quer dizer que, o software de gestão deve atender às demandas da sua loja, facilitando a operação.
Algumas particularidades são exclusivas do supermercado e devem ser atendidas pelo sistema, controle de estoque e gestão financeira, são funcionalidades essenciais para o supermercadista e o sistema precisa apresentá-las de maneira simples e prática.
Algumas funcionalidades o sistema deve oferecer para o momento de crescimento do seu supermercado.
Por exemplo, se você tem apenas uma loja, mas pretende no futuro ter mais, é fundamental já contar com um sistema preparado para suportar esse requisito, ou se você tem várias lojas e tem a pretensão de abrir um CD (centro de distribuição), o sistema precisa ter capacidade para esse crescimento.
No momento de pesquisar as características de um sistema de gestão para supermercados é necessário que você preste atenção ao sistema de frente de caixa. Esse módulo, provavelmente, será o mais utilizado em sua operação e estará constantemente sob pressão.
Então, não tem outro jeito, você precisa contar com um sistema de ponto de venda seguro.
Para um sistema de PDV ser considerado seguro ele não pode parar, precisa ser fácil a utilização pelos usuários, precisa ter segurança das informações recebidas e transmitidas, e além de tudo isso, precisa atender à legislação.
Já que falamos sobre legislação no tópico acima, falaremos de uma das principais características de um sistema de gestão para supermercados: a legislação.
O Brasil é o país com uma das maiores cargas tributárias do mundo, e além de ser numerosa, ela é complexa e passa constantemente por alterações, isso afeta diretamente o sistema de gestão da sua loja, pois ele precisa atender essa legislação.
Além de evitar problemas com o fisco, um sistema de gestão habituado às regras fiscais do varejo, faz com que a sua loja ganhe produtividade e evita despesas com multas fiscais.
Com um sistema que atenda as questões legais, você ganha tempo, pois não haverá retrabalho, e ganha segurança fiscal para trabalhar com a tranquilidade de estar atendendo a legislação.
Se sua loja está no regime de Lucro Real, ou pretende entrar, é fundamental contar com um sistema robusto. Se sua loja ainda está no Simples Nacional, leia esse artigo “Regimes Tributários para Supermercados” e perceba que você pode estar deixando dinheiro na mesa.
Antes de contratar um sistema é preciso avaliar os pré-requisitos do software, quais equipamentos são necessários para a sua utilização.
Se o seu negócio conta com uma loja apenas, um software em nuvem é excelente, além de não ser necessário instalação local, você não vai precisar de realizar backups periódicos, e nem de um servidor local – isso economiza dinheiro.
Se o seu negócio conta com uma operação maior, o software local tem suas vantagens, uma vez que não depende da internet para funcionar – ou seja, sua loja não vai parar em momento algum.
Você deve avaliar como será feito o treinamento e analisar se o seu supermercado tem estrutura para essa capacitação. Se você tem conexão com a internet e sua empresa é pequena, uma implantação remota pode funcionar bem. Já se sua loja tem muitos funcionários que utilizarão o sistema, é fundamental avaliar implantação local, com treinamento local.
Depois de contratado o sistema, implantado no seu supermercado, o contato será realizado basicamente com a equipe de suporte, portanto avalie a estrutura de suporte da empresa, considerando as ferramentas para atendê-lo.
É importante avaliar quais são os indicadores e processos do atendimento ao cliente da empresa. Se você sentir insegurança em relação a esse serviço, avalie com mais cuidado o fornecedor do seu software.
A documentação dos sistemas ajuda o usuário “se virar”. Às vezes você está com uma dúvida fora do horário comercial (que normalmente funciona o suporte) ou a dúvida é pequena e você não quer entrar no suporte, se o sistema tem uma documentação fácil de utilizar, será uma grande ajuda para o dia a dia.
Hoje em dia, o recurso mais “avançado” de documentação é base de conhecimento, que é uma espécie de repositório de documentos que são inseridos baseados nas dúvidas dos próprios usuários do sistema – um FAQ mais abrangente.
Depois de todas essas características de um sistema de gestão para supermercados é importante destacar que esse sistema não precisar ser a solução para todos os problemas da sua loja, mas ele deve ser uma plataforma para você ter acesso às outras ferramentas.
Atualmente existem ferramentas que resolvem problemas específicos, e o software de gestão está focado na operação da loja, vender, comprar, controlar estoque, controlar o financeiro e cumprir as obrigações legais com eficiências. Portanto, ferramentas como conciliador de cartões, validador tributário, e-commerce, são normalmente integradas ao sistema.
Portanto, é preciso avaliar se o sistema possui as integrações que o seu supermercado precisa.
Por último o preço. Ele deve ser um “resultado” de todos os atributos que você deseja ter a disposição.
Se você quer um software completo, com atendimento diferenciado, é difícil que esse software seja o mais barato, mas existem soluções.
Se sua prioridade é preço, fique atento com custos “escondidos”. Por exemplo, decidir por um software local acarreta custos como manutenção e energia elétrica do servidor. Já o sistema em nuvem não tem esses problemas.
Quer saber quais as vantagens e desvantagens de um Software em Nuvem? Veja aqui!
Essas características devem ser avaliadas com calma pelo supermercadista, para que o resultado da escolha seja o melhor para a loja. Um software de gestão trabalhando da forma correta traz vantagens importantes para o negócio, o aumento da produtividade, controle da operação, gestão eficaz e ativa e a redução de custos, são exemplos desses benefícios.
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