ACESSO RÁPIDO:
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Escolher o sistema de gestão (ERP), que será usado na sua padaria é um processo difícil e deve ser feito com muita atenção pelo panificador.
Diante de todas as opções que o mercado oferece, muitos empresários têm dúvida sobre a escolha do melhor sistema para padaria.
Um sistema de gestão ERP é fundamental para você conseguir melhorar a produtividade do seu negócio, aumentando a eficiência da gestão e integrando os principais sistemas da sua operação.
Diferente de outros tipos de produtos e serviços que sua padaria consome, no momento de escolher um sistema de gestão para padaria é preciso ter atenção em alguns pontos.
O sistema de gestão envolve as informações privadas da sua padaria. Além disso, você pode precisar de investimentos paralelos, como a compras de equipamentos e licenças de software. Por isso, é preciso ter claro que o custo de implementar um software não é apenas o que você pagará para a empresa.
Descubra:
Entender o motivo de compra do ERP. Isso tem de estar claro.
A maioria das padarias atualmente sofre por falta de informações para a tomada de decisão e falta de controle da operação.
Mas provavelmente você, panificador, já tenha um sistema na sua loja. Entender o que o motiva para a mudança será um orientador durante todo o processo e ajudará não ter novamente os mesmos problemas.
Os principais problemas que normalmente o panificador encontra com seu ERP atual são:
Comprar um software de gestão não é um processo rápido, é preciso muita pesquisa e análise. Existem muitos fornecedores de sistemas e cada um tem uma infinidade de funcionalidades diferentes. Pode ser que isso tire o seu foco do que é essencial para a operação da sua padaria.
Nesse artigo você verá os principais atributos e características que um bom software de gestão precisa ter.
Em qualquer empresa, toda ação precisa de pessoas, processos e recursos para serem executadas. Recursos contemplam as mais variadas ferramentas e tecnologias. O software é uma ferramenta.
Esse tripé, pessoas, processos e recursos ajuda a enxergar que a ferramenta sozinha não resolve o problema.
Quer ver um exemplo?
O principal processo de uma padaria é a produção de produtos, no caso, de pães. Para garantir a qualidade e homogeneidade dos produtos o panificador precisa de equipe bem treinada e processos bem definidos. Principalmente se a intenção é fazer seu negócio crescer.
Não adianta ter os melhores fornos e ingredientes, se o padeiro não tem experiência e não sabe fazer a mistura correta, ou não sabe seguir a receita, seguir os processos nas sequências e tempos corretos.
O pão não ficaria bom, ficaria?
Com o sistema de gestão é a mesma coisa, não adianta ter o melhor software se não há pessoas capacitadas e processos definidos para utilizar essa ferramenta.
Mas o contrário também não é verdade, sem um bom software de gestão, também não adianta pessoas e processos, porque o resultado não virá.
Alguns problemas, como o atendimento, a documentação e os treinamentos, não exigem necessariamente uma troca do sistema. Porém, se os problemas são relacionados a estrutura do software, como erros e inconsistência de dados, é viável pensar na troca.
Antes de dar esse passo, alinhe as expectativas com o seu fornecedor atual e tente resolver os problemas. Caso não funcione, parta para a troca.
Saiba como escolher um ERP para padaria:
Como dito, o software de gestão envolve a gestão e as informações da sua padaria. Por isso, o primeiro ponto é pesquisar se a ferramenta é sólida e confiável. Uma empresa sólida será aquela que já atende padarias e já conhece o processo.
Não se esqueça de pesquisar qual sistema outras padarias utilizam e o que os gestores acham dos sistemas.
Uma empresa que atende muitas padarias é uma boa escolha, pois os colaboradores já estarão habituados a possíveis dúvidas.
O sistema para padaria precisa resolver o problema de gestão da padaria.
Portanto, é importante avaliar as funcionalidades específicas do segmento de padarias e como vai funcionar o dia a dia das pessoas que vão operar o sistema.
Se você deseja utilizar o básico da ferramenta, como, por exemplo, atendimento às obrigações fiscais, emissão do cupom fiscal, controles básicos no PDV, um sistema simples e fácil de utilizar é o ideal. Agora se a ideia é ter controle da operação, ter informações do seu negócio, é importante avaliar mais a fundo.
Alguns módulos precisam ser avaliados, mas a grande questão é: quais os módulos fazem mais sentido pra sua loja?
Assim como para a padaria, o processo de produção é fundamental para o sistema de gestão. Ter o controle do processo de produção no sistema dá ao panificador o próximo nível de entendimento do negócio. Imagine saber exatamente qual é o custo de cada produto, levando em consideração a receita, a mão de obra e as perdas.
Saber o custo de cada produto, saber a quantidade correta para produção, para evitar desperdícios, mas também evitar rupturas e perdas de vendas, é fundamental o controle da produção nas padarias.
No módulo de estoque, a segurança e consistência das informações é essencial.
Muitos sistemas de TI, mesmo possuindo altos custos para a execução, são difíceis de integrar com novas tecnologias, prejudicando a agilidade e o funcionamento do seu negócio.
Uma solução simples e com muito benefícios é a computação em nuvem. Há mais de dez anos as soluções em nuvem já são um padrão do mercado. Mas quais as vantagens de um sistema em nuvem?
Um dos principais pontos em um negócio e o com mais particularidades é o PDV. O sistema de gestão escolhido para a padaria atende todas as demandas dessa área?
É simples, se o seu sistema PDV para, você não consegue realizar as vendas no caixa. Por isso, um ERP de padaria deve estar sempre operando. Muito importante para o sistema não parar, o software de sua escolha precisa contar com um frente de caixa que funcione offline, em caso de queda da internet.
A dificuldade de manter um sistema atualizado e dar manutenção a ele é proporcional ao seu tamanho. Assim, escolher um software que tenha uma infinidade de funções, será caro e muito complexo, gerando muitos problemas para a gestão da sua padaria.
É muito importante que você analise a facilidade de integração do sistema ERP, elas são fundamentais, pois, por exemplo, facilitam a flexibilidade e velocidade para sua loja implementar inovações e mudanças
Se a sua padaria está passando por uma transformação digital, ela precisa de uma série de sistemas, que garantem a produtividade e funcionalidade das operações:
O varejo, como um todo, possui uma série de desafios. Em busca de sanar esses desafios, as organizações acabam implantando diversas tecnologias, aplicativos e sistemas.
Esses sistemas geralmente acabam gerando problemas na hora de adicionar serviços e softwares mais recentes, como aplicativos SaaS e API’s modernas. Às vezes, esses problemas podem ser resolvidos com integrações ponto a ponto entre os sistemas existentes.
Porém, essas integrações criam várias dependências frágeis que complicam os sistemas e os tornam mais propensos a falhas.
Imagine depois de todo o processo de implementação de um novo ERP, descobrir que não é possível integrá-lo ao e-commerce? Por isso, considere a integração como um dos principais fatores de avaliação. Não subestime esse tópico.
Um sistema de gestão envolve muito mais do que apenas o produto, uma das áreas primordiais é o serviço oferecido pela empresa contratada. Um exemplo é o suporte, que normalmente não é avaliado na hora da contratação, mas depois é uma das áreas mais utilizadas.
Pergunte ao seu fornecedor se ele tem algum tipo de SLA ( Service-level Agreement). Esse é um contrato que documenta quais serviços serão prestados e define os padrões de serviço que ele é obrigado a cumprir.
Esse contrato faz com que os provedores gerenciem as expectativas dos clientes, para que assim eles definam os níveis de gravidade e as circunstâncias nas quais eles não são responsáveis por interrupções ou problemas de desempenho.
Além disso, antes de contratar, peça que o provedor te mostre os indicadores de atendimento, como grau de satisfação, tempo de espera, etc.
Outras características que não são avaliadas pelos compradores de sistema de gestão, mas que influenciam diretamente na operação da sua loja e na produtividade da sua equipe, são os atributos do software em si. Isto é, não o que o software tem ou faz.
Os principais atributos necessários são:
Existem duas formas de analisas essas questões, você pode pedir a opinião de quem já utiliza ou solicitar essas informações ao próprio fornecedor.
Bem, esse processo não é simples, como visto, precisa de muita pesquisa e análise de diversos pontos.
Com os tópicos mostrados, você terá sucesso na hora de escolher um ERP para padaria e, assim, conseguir bons resultados.
O fornecedor deve atender e explicar suas dúvidas, bem como mostrar a análise de desempenho. Caso o mesmo não não queira passar essas informações, procure outra empresa.
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