3 dicas para melhorar o cadastro de produtos da sua loja

O cadastro de produtos é a base de todo o processo do varejista, principalmente os supermercados.

Por meio do cadastro será possível ter informações que serão usadas em várias operações da sua loja, passando pelo controle de estoque, pelo processo de venda de uma mercadoria e chegando até a parte fiscal da loja, onde o cadastro de produto influencia na tributação das mercadorias.

Entenda a influência do cadastro de produtos no controle de estoque. Veja esse artigo. 

Um bom cadastro diminui as chances de ocorrência de erros. Por exemplo, cadastrar as informações fiscais de um produto de forma incorreta faz com que o custo calculado do produto esteja incorreto. 

Um simples erro pode afetar diretamente a lucratividade da loja, sua loja pode estar vendendo um produto sem saber que está tomando prejuízo.

O cadastro de produtos também é importante na gestão de compras e vendas da sua loja, pois, a partir dele, é possível conseguir dados para ter insights gerenciais. 

Por exemplo, qual é sua margem de contribuição da padaria? Como você está em relação ao mercado?

Um cadastro de produtos eficiente oferece a oportunidade de fazer esse controle, administrando toda circulação da mercadoria, inclusive o uso interno.

Agora que ficou claro a importância do cadastro de produtos, veja as 3 principais dicas para manter o cadastro correto:

1. Definir um funcionário responsável pelo cadastro de produtos:

Fundamental para um cadastro correto é determinar alguém responsável por esse processo da loja.

Normalmente é preciso que várias pessoas possam fazer o cadastro. Porém, é indicado que sempre haja apenas um revisor, alguém que acompanhe o processo de perto e revise esse cadastro, conferindo se foi realizado de forma correta e uniforme para não sair do padrão estabelecido.

O responsável pela operação precisa ter pleno conhecimento de todas as etapas, para conseguir orientar e conduzir de forma adequada. Principalmente da área fiscal, que influencia diretamente na lucratividade do produto e para o envio das obrigações fiscais corretas.

É interessante esse profissional estabelecer prazo para o cumprimento das atividades de cada etapa do processo.

Se você conta com um bom software de gestão, você consegue determinar o usuário revisor pelo cadastro e estabelecer regras que faça com que ele não deixe de revisar.

2. Padronizar a descrição

Como citamos no tópico anterior, é necessário que seja estabelecido um padrão, normalmente esse padrão é definido com base em uma estrutura mercadológica que atenda às necessidades de cada empresa.

Os produtos devem ser cadastrados em níveis e categorias, onde devem ser informadas todas as particularidades do produto.

Para manter o cadastro por categoria eficiente é preciso que cada categoria seja identificada, para facilitar o cadastro da mercadoria.

Algumas informações importantes que devem constar no cadastro são: Descrição completa do produto (peso, embalagem, sabor, código de barras, fornecedores, etc),

A descrição do produto deve ter um padrão definido de abreviações e ordem das informações. Veja esses exemplos:

1. ABS ALWAYS ACTIVE SECA C ABAS 8 UN

ABS (produto; absorvente), ALWAYS ACTIVE SECA (marca do produto), C ABAS (particularidade que diferencia o produto dos outros da sua categoria), 8 UN (quantidade).

Produto; marca do produto, particularidade, quantidade.

Notamos que abreviações são usadas: ABS; absorvente, C; com (se fosse sem, seria S), UN; unidade.

2. EXT TOMATE 190G CP QUERO

EXT TOMATE (produto; extrato de tomate), 190G (peso do produto), CP (formato da embalagem ; copo), QUERO (marca)

Produto, peso da embalagem, formato da embalagem, marca do produto.

Abreviações: EXT; extrato, G; gramas, CP; copo,

É importante notar que em ambos os exemplos, as características que diferenciam os produtos devem estar presentes no cadastro, facilitando a identificação.

Veja esse exemplo de uma classificação por categoria:

É recomendado que se faça até 5 níveis, apesar de ser trabalhoso. O mínimo sugerido são três níveis, que já possibilita gerar insights.

Pegamos o produto biscoito como exemplo, que tem sido olhado de perto por ser um produto com boa margem.

5 níveis:

Departamento; Categoria; Subcategoria; Segmento e Subsegmento.

Alimento – Biscoito – Doce – Recheado – Chocolate

3. Ferramentas para validação dos dados Fiscais

A parte fiscal do cadastro é um grande desafio para o varejista. Além de conter vários campos complexos com algumas tributações que são exigidas, os tributos mudam constantemente, alterando a forma de cadastrar os produtos e seu custo, consequentemente, o preço e a margem do varejista.

Por exemplo, as alterações induzidas pelo novo código CEST.

Sendo assim é inteligente contar com uma ferramenta que realize esse processo. O custo da ferramenta é pequeno quando comparado ao risco de não fazer ou ao esforço constante gerado quando feito de forma indevida.

Cadastro de produtos: Base para uma operação eficiente

Manter o seu cadastro de produtos correto se transformará na base para o sucesso de todas as suas outras operações. Podemos citar rapidamente que recebimento de mercadorias, controle de estoque, setor de compras, e principalmente as vendas serão afetadas diretamente pelo cadastro de produtos.

Um cadastro de produtos eficiente atua como diferencial competitivo no mercado. 

Quer saber mais sobre o cadastro de produtos? Preparamos O Guia do cadastro de produtos para supermercados. Você pode baixar de GRAÇA nesse link. 

Não perca tempo, implemente processos e automatize o seu cadastro e acabe com erros que podem gerar prejuízos no seu bolso.

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