Controle de estoque em 3 etapas básicas

Você já deve ter ouvido alguém dizer que “não adianta, controle de estoque bem feito é impossível”. 

De fato, é bem difícil, pois o estoque está sujeito a inúmeras situações, desde o próprio processo operacional de recebimento de mercadorias, venda e devolução, até situações atípicas (ou nem tanto assim) como furtos e perdas.

O que tem de ser mudado é a perspectiva dessa visão. Essa afirmação se torna verdadeira ao adicionarmos uma palavra: “controlar o estoque sem trabalho/automaticamente é impossível”.

Controlar estoque é possível, desde que sua loja institucionalize determinados processos operacionais com disciplina.

Basicamente o controle de estoque pode ser divido em três partes: começo, meio e fim. 

1. Começo

A entrada de produtos corresponde ao processo básico do início desse processo, ela é conhecida como o recebimento dos produtos. Esse recebimento está diretamente ligado ao cadastro de produtos e a forma como esse produto é vinculado à sua loja.

Estabelecer processos automatizados para o recebimento de mercadorias é fundamental para a eficiência dessa operação.

É preciso que a empresa elabore um padrão de cadastro de produtos, obrigando que no momento da entrada de produtos, todos eles sejam cadastrados dentro do mesmo padrão, já criado pela equipe responsável.

Veja esse artigo com as 5 dicas para lucrar mais com cadastro de produtos na sua loja.

Nesse processo é importante destacar que devem ser consideradas as unidades de medida de cada produto, as vinculações e as formas para o cadastro, respeitando o EAN e a descrição específica de cada produto.

O controle de estoque é composto por dois processos:

Entradas: a entrada das mercadorias é o início do controle de estoque. Ela nasce no pedido de compra realizado ao fornecedor, que chega no depósito da loja para que estes produtos componham o estoque.

No entanto, também há outros tipos de entradas de produtos, que não veem necessariamente do fornecedor, e que por isso precisam ser controladas:

• Transformação e produção: esses processos ocorrem principalmente na padaria e no açougue. Exemplo: uma peça de carne pode dar origem a uma série de outros produtos, como picanha, filet, contra filet, coxão duro, etc. Na padaria, fermento e farinha se transformarão em pão de sal. 
• Devolução de cliente: a mercadoria que uma vez foi vendida, retorna ao estoque.

Saídas: a saída das mercadorias é o final do processo,  no entanto, não é apenas a venda que pode resultar em uma saída de produtos. Temos outras situações onde temos saídas de produtos, mas não necessariamente é venda:

• Transformação e produção: para que alguns produtos sejam criados, como no exemplo acima, outros têm de deixar de existir, e portanto, haver sua saída de estoque.
• Perdas e quebras: perdas conhecidas e quebras de produtos, também tem de sair do estoque.
• Devolução para o fornecedor.
• Uso e consumo: a própria loja acaba consumindo alguns produtos, seja para a limpeza ou para a alimentação de seus funcionários. Essas saídas devem ser registradas.
• Perdas desconhecidas: outros tipos de perdas, como furtos de supostos clientes, acontecem com frequência. Essa saída de mercadoria acaba ocorrendo apenas quando é realizado um inventário de todo o estoque. 

2. Meio

O inventário é o principal protagonista dessa etapa, é o ponto que merece atenção especial em todo o processo de controle de estoque. Esse processo é responsável por realizar a contagem das mercadorias em estoque e dessa forma verificar se o estoque está correto.

Durante o dia a dia do varejo, algumas perdas são inevitáveis. Por meio do inventário é possível acertar o estoque e evitar que essas perdas (que podem ser por roubos ou quebras, por exemplo) prejudiquem o seu processo de venda.

Através do inventário, os gestores entenderão onde estão ocorrendo os maiores prejuízos e, assim, serão definidas ações direcionadas para reduzir essas perdas.

Veja nesse artigo a importância da realização de um inventário rotativo em sua loja.

3. Fim

O último ponto básico da operação de controle de estoque, é o controle no momento em que os produtos deixam a sua loja. Estabelecer processos padronizados para essa saída de mercadorias é a melhor forma de controlar.

Algumas empresas insistem em não utilizar softwares em seus PDV’s, o que é totalmente prejudicial ao controle da sua operação. Pois, a falta de um sistema automatizado faz com que o controle de saída aconteça de forma manual e burocrática e isso resultará em erros, dado que as vendas não serão registradas.

É importante registrar toda saída de produto que acontece em sua loja.

Tópico Bônus – Pessoas, Processos e Ferramentas

Não tem como controlar um estoque sem esse tripé: Pessoas, Processos e Ferramentas.

O controle de estoque depende de pessoas capacitadas executando os processos estabelecidos com apoio de ferramentas.

Todas as pessoas da empresa devem ter responsabilidade e cuidar do estoque, apontar perdas, avarias e as falhas em processos.

Os processos precisam ser bem definidos e seguidos à risca, ou o varejista encontrará diferenças que acarretam prejuízos. 

Veja neste artigo como realizar uma conferência de mercadoria correta! 

As ferramentas também são fundamentais no controle de estoque. Existem, por exemplo, softwares que ajudam a automatizar os processos, principalmente a entrada e saída de mercadorias, além de ferramentas como checkout e coletor de dados. 

Automatizando esses processos, você evita erros nos processos de controle de estoque além de ganhar tempo, já que o colaborador não precisa ficar conferindo produto por produto de forma manual. 

Está vendo? Não é impossível!

Viu como não é difícil fazer os processos básicos de controle de estoque? O trabalho necessário será recompensado com melhores números para sua loja, ou seja, melhorando o controle de estoque você aumenta a sua lucratividade.

Não tem como impedir que problemas de estoque aconteçam. Porém, o que deve ser feito é trabalhar para que esses problemas não afetem os resultados positivos da sua loja.

Portanto, faça um inventário de estoque, estabeleça processos automatizados de entrada e saída e padronize seu cadastro de produtos.

Não há atalhos para uma gestão de estoque eficiente e eficaz, são necessárias pessoas capacitadas, processos definidos e boas ferramentas de gestão, principalmente um bom software de gestão.

Não perca tempo, comece hoje a trabalhar esses pontos básicos e a controlar melhor o seu estoque.

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