4 práticas para melhorar o recebimento de produtos na sua loja

Está com problemas durante o processo de recebimento de produtos em sua empresa? Divergências entre a quantidade informada na nota e a quantidade entregue? Ou chegaram várias entregas ao mesmo tempo? Listamos algumas dicas simples que vão te ajudar a eliminar esses problemas em sua loja.

No varejo, o processo de compra de mercadorias começa com a definição dos produtos e as respectivas quantidades conforme o giro e a necessidade de estoque.

O processo de cotação de preços, a análise da melhor oferta e a formalização do pedido de compra encerra a segunda fase. Por fim, o fornecedor emite a nota fiscal e providencia o envio das mercadorias.

O próximo passo é o recebimento dos produtos, o que, em teoria, seria um processo simples. No entanto, podem ocorrer falhas e fraudes, que transformam esse simples procedimento em um pesadelo para o varejista.

Dentre muitos, citamos alguns exemplos dessas situações: dados cadastrais inválidos, divergências entre preço negociado e informado na nota, divergência de quantidade, inconsistência sobre desconto oferecido na compra e local de entrega divergente do informado.

A falta de experiência dos colaboradores envolvidos no processo, aliado ao desconhecimento das regras simples de emissão de notas fiscais, pode atrapalhar ainda mais todo o processo.

O processo de recebimento de produtos consiste em várias fases. Partindo da conferência dos dados cadastrais da nota fiscal, há um longo caminho a ser percorrido, que feito de forma inconsistente repercute negativamente na operação e no resultado da empresa. Podemos citar perda de venda por quebra de estoque, preços incorretos por fator de conversão errado, estoque excessivo, diferenças tributárias, dentre outros.

Existem algumas dicas básicas para facilitar o processo de recebimento de produtos em qualquer varejo, principalmente se a sua loja for um supermercado, uma padaria ou mercearia.

Como melhorar o recebimento de produtos na sua loja?

1. Agendamento de entrega

Trabalhe com um agendamento de entrega de mercadorias, pois facilita a organização de espaço para a recepção e estocagem dos produtos, viabiliza o planejamento de promoções e otimiza o aproveitamento de mão de obra dentre outros benefícios.

2. Treinamento dos funcionários

Treine a equipe de recebimento de produtos para realizar o confronto entre o pedido e a nota faturada pelo fornecedor. Se possível automatize esse processo através de erps que trabalham com conferência e cruzamentos, como por exemplo “Validação do arquivo XML e Pedido de Compra”, “Validação do arquivo XML e Conferência Física ou através do Coletor de dados” e até mesmo “Validação do arquivo XML e tributação do cadastro”.

Quer saber mais sobre o confronto XML? Veja esse artigo. 

3. Cadastro tributário dos produtos

Divergências entre a tributação dos produtos constante na nota fiscal e o cadastro da loja ocorrem frequentemente. Para isso, tenha uma ferramenta automatizada ou uma boa consultoria em tributos com a qual a sua equipe possa recorrer nos casos de divergência.

Lembre-se que uma entrada de nota fiscal com erro de tributação leva a um aproveitamento de impostos errados e, consequentemente, aumenta o risco de autuações. Existem serviços e ferramentas disponíveis no mercado que fazem a leitura do cadastro de produtos por código EAN/NCM e indicam quais são os impostos corretos;

4. Política com fornecedores

Faça um acordo ou até um contrato com o fornecedor estabelecendo as regras básicas no caso de divergência entre o Pedido de Compra e a entrega das mercadorias. Estabeleça um processo interno de troca ou percentual aceitável em relação à divergência de preço faturado e deixe as regras bem claras para a gerência e o setor de recepção de mercadorias.

Enquanto a mercadoria ainda estiver sendo recebida e conferida, é importante ter claro as políticas firmadas entre a empresa e o fornecedor para que os funcionários da empresa tomem decisões rápidas e assertivas nos casos de divergência.

Qual é a melhor forma de melhorar o processo de recebimento de produtos?

Lembre-se que a prevenção continua sendo sua principal aliada no combate a autuações fiscais. Corrigir os erros de tributação em cadastros de produtos faz toda a diferença, pois a certeza da informação correta na entrada da nota fiscal garante o sucesso na precificação, com a consequente análise dos custos e segurança no envio das informações para o Fisco.

Ter a equipe treinada e contar com ferramentas que automatizem os processos é o caminho para o sucesso.

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