Notificações do software de gestão: ganhe tempo e controle do seu negócio

Você conhece as notificações das redes sociais, não conhece? Quando alguém curte sua publicação ou um novo amigo te adiciona em sua rede de contatos, você recebe uma notificação, certo? Então, as notificações do software de gestão funcionam de forma similar a essas. Quando algo específico na sua empresa acontece, seu software de gestão vai avisá-lo.

A ideia é simples. Ao identificar situações relevantes da operação do dia a dia, o gestor da empresa configura o software de gestão. Assim, sempre que a mesma situação ocorrer ele será notificado.

Por que usar as notificações do software de gestão?

São três as razões principais para utilizar as notificações do seu software de gestão: evitar fraudes, identificar falhas operacionais e acompanhar a operação.

Muitas fraudes não podem ser evitadas, mas podem ser identificadas assim que ocorrerem. Da mesma maneira são as falhas operacionais. Configurar notificações que indiquem essas situações é uma maneira inteligente de melhorar os processos da sua loja.

Além das fraudes e falhas operacionais, acompanhar as notificações ajudam o acompanhamento operacional pelos gestores. Uma das missões do gerente é certificar que os processos definidos estão sendo seguidos. Como o dia a dia está muito corrido, não dá para acompanhar tudo o tempo inteiro. Por isso, ao institucionalizar um processo operacional, crie uma forma fácil e inteligente de acompanhar as falhas que ocorrerem. Afinal de contas, exceções acontecem e acontecerão.

Quais são os principais formatos de notificações do software de gestão?

As notificações podem ser entregues de diversas maneiras. Vamos elencar as principais encontradas nos softwares de gestão do mercado:

Mensagem dentro do sistema – as notificações são entregues no próprio sistema. Normalmente, é necessário lê-las para que elas sejam ocultadas. A vantagem desse formato é a segurança de que o usuário vai acessar a mensagem. E, como elas estarão no próprio sistema, ele poderá buscar mais informações por meio de relatórios e consultas.

E-mail para o usuário – uma forma bastante utilizada é o envio de e-mails para o usuário a ser notificado. A vantagem desse formato é a velocidade e mobilidade, pois, assim que o usuário tiver acesso ao e-mail ele estará ciente. A desvantagem é que não há garantia que o usuário lerá a notificação.

Aplicativo mobile – uma forma recentemente utilizada são os aplicativos mobile. Esse formato tem a vantagem de ser rápido e ter mobilidade, o aplicativo está no celular do usuário. Além disso, nesse caso também é possível certificar que o usuário vai ler a notificação.

Além dos formatos de entrega, o gestor do software de gestão também deve poder definir quais serão os usuários notificados para cada tipo de notificação. Assim, será possível compartilhar as notificações entre vários usuários, e assim, enviar para os diretores apenas as notificações de situações mais graves e importantes.

Quais são os principais exemplos de notificações em empresas do varejo?

Como nossa especialidade é o varejo, vamos dar alguns exemplos observados em empresas varejistas. Sempre que uma dessas situações ocorrerem, o destinatário da notificação será avisado:

Cancelamento de cupom/ ou item / 1.º item do cupom cancelado – Uma das principais formas de fraude no varejo ocorre no momento da venda, no caixa. Assim, temos três notificações bastante utilizadas dessa área, cada uma independente da outra. Sempre que houver um cancelamento de cupom, ou cancelamento de um item do cupom, ou o 1.º item do cupom cancelado, uma notificação será enviada.

Autorização de venda acima do limite do cliente – A notificação ocorre quando há uma autorização de venda para um cliente que extrapolou o limite.

Excluir lançamento financeiro – Normalmente é possível impedir que um lançamento do financeiro seja excluído. Mas se por alguma razão na sua empresa é permitido, você poderá configurar uma notificação para avisá-lo sempre que isso ocorrer.

Entrada no mesmo dia com preço diferente – Sempre que um produto tiver entrada na loja, via Nota Fiscal, com preço unitário diferente, será gerada uma notificação. Muitas vezes isso ocorre não por fraude, mas por problemas no cadastro do produto, como o fator de conversão incorreto.

Mensagem no PDV – É possível configurar o PDV para que o operador de caixa possa anexar uma mensagem relacionada à venda. Por exemplo, as tradicionais perguntas “Prezado cliente, tem algum produto que você não encontrou” ou “Você foi bem atendido? Gostaria de deixar alguma opinião sobre nosso atendimento?”, caso a operadora escreva algo, essa mensagem será enviada diretamente para o destinatário da notificação.

Lançamento atrasado do contas a pagar – Sempre que houver um lançamento atrasado do contas a pagar, o usuário será notificado. Isso evita multas e juros.

Preço de custo maior que o preço de venda – Essa notificação é interessante para preservar a margem da sua loja. Por alguma falha operacional, o preço de custo pode estar maior que o preço de venda, ou seja, prejuízo na certa.

Cliente estourou limite e foi bloqueado – Se você é do tipo de varejista que conhece a maioria dos seus clientes e vende bastante no fiado, essa notificação é interessante para você ficar sabendo sempre que seu cliente tiver estourado o limite de compras.

Diferença Z e Cupom – Essa notificação é destinada, principalmente, para os gestores de TI. Sempre que houver diferença entre a redução Z e a somatória dos cupons do dia, uma notificação é gerada. É importante acompanhar diariamente se subiram todas as vendas do PDV. Se a venda não subir, há impacto em todos os setores da empresa, desde o estoque até o fiscal.

Recebimento produto com data de vencimento abaixo do mínimo parametrizado – É possível travar essa situação pelo coletor de dados. No entanto, se por alguma razão, sua empresa não trava o recebimento de produtos com data de vencimento abaixo no mínimo parametrizado, é possível que sempre que isso ocorrer, algum usuário seja notificado.

Otimizando o tempo

As notificações do software de gestão são, principalmente, sobre otimizar o seu tempo. Ao ser notificado, você poderá tomar decisões com mais rapidez. Utilizar ferramentas como do seu software de gestão, lhe dará mais tempo para dedicar a outras atividades e melhorias.

Para que as notificações sejam entregues de forma efetiva, é muito importante que as informações sejam inseridas corretamente no software de gestão. Por exemplo, é necessário utilizar o módulo financeiro do seu software de gestão, para que haja notificações a respeito da área.

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