ACESSO RÁPIDO:
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Você sabe o que é NFCe? Qual o motivo da existência dessa nota? Sabe como funciona esse documento fiscal do PDV? Já ouviu falar de DANFE-NFCe? Vamos responder essas perguntas, apresentando o conceito e exemplificando o funcionamento da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica.
Descubra:
NFCe é a sigla de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. Este documento digital fiscal serve para registrar as transações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final.
Essa nota faz parte do SPED e a sua funcionalidade é similar ao cupom fiscal, visto que a NFCe é considerada a evolução natural das antigas notas emitidas pelo ECF.
O grande motivo para a existência dessa nota e para a migração da tecnologia do ECF para a NFCe, é a possibilidade de maior automatização do processo de emissão de notas e, por consequência disso, o controle do FISCO sobre os estabelecimentos comerciais.
Os processos que fazem parte da rotina fiscal da empresa sofrem uma tendência natural para a migração para o ambiente digital, isso favorece o acesso posterior, a gestão da empresa e a transferência de dados rapidamente entre empresas, consumidores e o Estado.
Saber o que é NFCe é importante para os varejistas, pois apesar de ser um documento digital, na hora da concretização da venda deverá ser impresso um documento para entregar para o cliente, o DANFE-NFCe.
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é um comprovante que representa de forma resumida as informações que estão inseridas na NFCe, além disso, o DANFE também contém a chave de acesso e o QR Code para que o consumidor consiga acessar a nota fiscal do seu dispositivo com internet.
Para imprimir o DANFE-NFCe não é necessário contar com uma impressora fiscal (ECF), ele pode ser impresso em uma impressora comum térmica ou a laser.
Agora que já explicamos o que é NFCe e apresentamos o DANFE-NFCe, vamos falar um pouco sobre o funcionamento da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica.
A NF-e e a NFC-e possuem algumas similaridades, principalmente em relação ao funcionamento de ambas. Basicamente, as duas notas são um documento fiscal eletrônico que é transmitido pelo estabelecimento comercial para a Secretaria da Fazenda. Outro ponto de semelhança entre as duas notas é o fato das duas notas possuírem visualização através do DANFE.
Porém, as duas notas se diferem em alguns aspectos. A NFC-e restringe-se a acobertar vendas ao consumidor final. A nota veio para substituir o documento fiscal que antes era emitido pelo ECF. Já a NF-e, atende todas as outras situações, operações de compra e venda e devolução ou transferência de mercadorias, exportações, dentre outras.
Outra diferença entre a NFC-e e a NF-e é em relação ao conteúdo impresso no documento auxiliar. O DANFE NFC-e é muito mais simplificado do que o tirado na NF-e.
O emissor da NF-e era uma impressora fiscal, o que exigia uma série de características e especificidades pelo FISCO. Com a NFC-e, o processo é simplificado, tudo é software. O que reflete em um menor custo, dado que a impressora utilizada pode ser uma técnica comum.
Para a emissão da NFC-e, alguns requisitos são necessários:
A emissão da NFCe funciona em tempo real, isso quer dizer que, toda a comunicação entre contribuinte e FISCO acontece instantaneamente através de um software emissor. Na hora de concretizar uma venda no frente de caixa da sua loja os dados são preenchidos e transmitidos diretamente à SEFAZ através de uma conexão com a internet.
A resposta do FISCO também acontece imediatamente, liberando a DANFE-NFCe, que a partir desse momento, já pode ser impressa e entregue ao cliente.
Para o funcionamento da NFCe dois elementos são fundamentais: o software emissor e o certificado digital. O software emissor é responsável pela emissão da nota, já o certificado digital tem o papel de fornecer a assinatura digital, garantindo a segurança das informações apresentadas.
Na falta de internet, é possível realizar a emissão de NFCe em modo de contingência. Ao retornar a internet, o software emissor de NFCe transmitirá os dados para a Sefaz autorizando a operação.
A emissão da NFC-e é um processo bem simples, basta que você tenha as etapas bem definidas. Para isso, veja, abaixo, o passo a passo para implementar a legislação de forma segura e sem dor de cabeça:
Após o envio da NFC-e para a SEFAZ, ela pode ser autorizada, rejeitada ou enviada em contingência. Trabalhar com rejeições faz com que a empresa opere com problemas na NFC-e, o que atrapalha todo o processo de venda.
As rejeições trazem transtornos para a operação da loja e atendimento ao cliente. Assim, quando uma NFC-e é rejeitada, o varejista recebe um prazo de 24 horas para fazer as alterações nas operações e enviá-la novamente a SEFAZ, caso esse prazo não seja cumprido, o estabelecimento fica passível de multa.
A rejeição de uma nota pode acontecer por diversos fatores, como erro nos dados do varejista, do cliente ou no cadastro dos produtos. A rejeição nada mais é do que uma resposta da SEFAZ notificando o varejista de que tem algo errado em algum dado enviado na nota e que a mesma não será autorizada até sua correção.
Evitar rejeições da NFC-e é bem simples. O cadastro dos produtos deve ser verificado e o sistema deve ser preparado para essa nova realidade. Contar com um bom software emissor e um bom contador é a melhor maneira de evitar as rejeições da NFC-e.
Com um software especializado no varejo, sua loja poderá realizar validações no cadastro de produtos. O contador orientará a equipe aos possíveis erros que causam a rejeição da NFC-e e auxiliar no modo que as informações devem ser preenchidas no cadastro de produtos.
Em cenários onde a empresa esteja impossibilitada de emitir as NFC-e’s em modo normal, a SEFAZ disponibiliza a opção de emissão em Contingência. Assim, é possível emitir a nota sem uma prévia autorização da SEFAZ.
Após a regularização do sistema, o estabelecimento precisa transmitir as vendas pendentes para a Secretaria da Fazenda.
A emissão em Contingência é essencial para quando houver problemas técnicos na comunicação com a SEFAZ. Esses problemas podem acontecer tanto por parte dos servidores da SEFAZ, quanto na infraestrutura da empresa.
Ao identificar a impossibilidade de conexão com a SEFAZ, o contribuinte poderá optar pela emissão off-line da NFC-e. Dessa forma, será gerado um arquivo XML da Nota Fiscal, que deverá ser salvo para e enviado à SEFAZ quando sanados os problemas de comunicação.
Após isso, as duas vias do DANFE NFC-e devem ser impressas, sendo uma do consumidor e, a outra, do estabelecimento, que deverá ser guardada até o XML ser emitido e liberado. O prazo para o envio da NFC-e emitida em contingência à SEFAZ deve ser de até 24 horas após sua emissão .
A NFC-e emitida em Contingência deve conter todos os detalhes da venda, como data, hora e a informação de que foi emitida em contingência.
Existem algumas modalidades diferentes de emissão em contingência. Antes da emissão da nota em contingência, deve-se verificar qual é aceita no estado. Veja, abaixo, as principais modalidades:
Nessa modalidade não é necessário o uso de série ou papel especial, um formato menos burocrático. Essa opção garante o controle do FISCO e diminui o risco operacional para o varejista. As notas devem ser enviadas para a SEFAZ até o final do primeiro dia útil após a emissão da NFC-e.
No modo de contingência EPEC (Evento Prévio da Emissão em Contingência) a transmissão é feita diretamente para o Ambiente da Receita Nacional. Posteriormente, quando a SEFAZ ficar disponível, as NFC-e’s devem ser retransmitidas. A empresa deve possuir conexão com a internet para que essa modalidade seja feita.
As NFC-e’s possuem uma numeração sequencial. Quando a nota é emitida em contingência, ela não é enviada para ser autorizada pela SEFAZ. Assim, no envio das obrigações acessórias, como o SPED, haverá um salto na numeração das notas.
Caso a situação não seja regularizada, sua empresa será autuada, podendo implicar multas altíssimas ao estabelecimento.
Tome como regra a emissão das notas com autorização em tempo real. A emissão de uma NFC-e em contingência deve ser tratada como exceção. Caso o FISCO perceba que o estabelecimento utiliza a emissão de NFC-e de maneira exagerada e sem justificativa, o órgão pode pedir esclarecimentos e até mesmo restringir o uso dessa modalidade.
Esse tipo de nota fiscal proporciona diversas vantagens para o varejista, vamos apresentar as principais:
Economia: principalmente com relação ao uso de papel, pois deixa de ser obrigatório a impressão do documento fiscal com todas as informações da venda. Outra economia é na aquisição de impressoras, não sendo necessário contar com uma impressora fiscal, o varejista tem a liberdade de contar com uma impressora comum para a impressão do DANFE-NFCe.
Liberdade para expansão de PDV’s: usando a NFCe, no momento de uma expansão no número de checkouts da loja não é necessário a autorização do FISCO, como é realizado com o ECF. Isso proporciona ao varejista a liberdade de investimentos sem tem que ficar preso ao processo da SEFAZ.
Acesso online: tanto para os consumidores, quanto para os varejistas, acessar as notas pela internet é uma vantagem enorme. A gestão, o controle financeiro e fiscal são os setores que mais ganham com esse benefício.
Para que não passe aperto no PDV é necessário que a empresa conte com um software emissor de NFC-e que atenda alguns requisitos:
O software emissor de NFC-e precisa atender a legislação do estado. O FISCO é bastante rigoroso em relação às normas do PDV. Dessa forma, utilizar um software que não atenda a legislação, ocasiona multas e autuações para o estabelecimento.
O software de gestão deve oferecer proteção, através de senhas e antivírus para o equipamento. Isto é, mesmo sendo um documento eletrônico, é aconselhável que as NFC-e’s fiquem armazenadas por 5 anos. Assim, é importante que o software emissor tenha capacidade de fazer o backup automático durante esse processo.
Também deve-se analisar, na escolha do software emissor de NFC-e, a estabilidade e velocidade do sistema.
Normalmente, o operador de caixa possui uma baixa especialização. Dessa forma, o ideal é adotar um software intuitivo e fácil de usar, um que não precise de um longo treinamento para a capacitação do pessoal.
Para que uma NFC-e seja emitida, é necessária a autorização da mesma pela SEFAZ. Porém, essa dependência faz com que as notas fiquem sujeitas ao processo de contingência, por exemplo.
O dia a dia no varejo é corrido. Dessa forma, você pode esquecer de enviar as notas até o prazo máximo. Isso acarreta em multas para o estabelecimento. Assim, um bom software emissor te auxilia nesse processo. Um software autônomo, não só operará em contingência, como também fará cópias das notas e avisará caso exista alguma pendência.
Em uma situação onde algum item for rejeitado na nota, é importante que o sistema ERP permita o cancelamento do item no carrinho, para que a venda possa ser finalizada.
Veja aqui tudo que você precisa saber sobre a NFC-e em São Paulo!
A NFCe foi criada para automatizar ainda mais a emissão de notas fiscais e, assim, garantir ao FISCO uma maior fiscalização sobre os tributos e impostos durante uma transação comercial. Dessa forma o varejista precisa emitir a nota dentro de todas as regulamentações impostas pela SEFAZ.
Apesar de ser um documento eletrônico, o varejista deve arquivar a NFCe por 5 anos, para possíveis comprovações de pagamentos de impostos e outras necessidades durante uma fiscalização.
Por esse motivo, e para garantir um processo de emissão de NFCe confiável, é preciso contar com um software emissor seguro, que tenha conhecimento sobre as demandas do mercado e sobre as exigências do FISCO.
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