ACESSO RÁPIDO:
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Escolher um bom sistema emissor de cupom fiscal previne que você tenha futuras dores de cabeça. O sistema de gestão ERP é um grande aliado em todo o processo do seu estabelecimento, desde a venda no PDV e emissão do cupom fiscal, até os controles e auditorias no escritório.
Definir qual sistema emissor de cupom fiscal, conhecido também como sistema de Frente de Caixa, que será utilizado em sua loja nem sempre é uma tarefa fácil. Com a implementação da NFC-e, seu sistema deve atender a vários requisitos, para que tenha um bom funcionamento e você não passe aperto no PDV. Por isso, é importante que você analise bem as opções de sistema, antes de definir qual é o melhor para seu estabelecimento.
O primeiro aspecto a ser analisado, ao escolher o software emissor de cupom fiscal e o ERP atendem à legislação do seu estado.
O fisco é bastante rigoroso na legislação do PDV (Ponto de Venda). Utilizar um sistema emissor de cupom fiscal que não seja adequado ao seu Estado, pode ocasionar autuações e multas para seu estabelecimento.
A obrigatoriedade da NFC-e/SAT/MFE é definida pela legislação de cada estado. Dessa forma, é muito importante que você leia a legislação do seu estado e procure softwares que se adequam a ela.
O segundo ponto que deve ser analisado na escolha de um sistema emissor de cupom fiscal é a velocidade e a estabilidade do sistema.
Imagine a seguinte situação: seu operador de caixa diante de um cliente com o carrinho cheio de compras e, no meio do processo de PDV, seu sistema trava ou fica lento. Essa situação, que pode não parecer muito importante inicialmente, gera o aumento de filas e pode levar os clientes a desistirem das compras.
O terceiro aspecto que deve ser analisado na escolha de um sistema emissor de cupom fiscal é a segurança do sistema. Os equipamentos que emitem NFC-e devem possibilitar que o certificado digital possa ser armazenado no computador pessoal ou até mesmo na nuvem, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens e também seu Software de Gestão deve oferecer proteção a esse equipamento, através de senhas e antivírus.
Mesmo sendo um documento eletrônico, é aconselhável que as NFC-e’s fiquem arquivadas por pelo menos 5 anos, para serem apresentados ao FISCO em caso de fiscalizações. Dessa forma, é importante que seu software emissor de NFC-e tenha capacidade de fazer o backup automático das NFC-e’s durante esse período.
Backup automático nos leva a outro fator indispensável ao software emissor de cupom fiscal padrão NFC-e, a autonomia.
É de extrema relevância que o emissor de NFC-e seja autônomo. As emissões das NFC-e’s dependem da autorização da SEFAZ. Essa dependência faz com que elas estejam sujeitas, às vezes, a funcionarem em contingência – contingência é quando o sistema da SEFAZ, ou a internet do seu estabelecimento, ficam fora do ar.
A contingência também pode acontecer com a queda da internet do seu estabelecimento. É de grande importância que você escolha um sistema emissor de NFC-e que funcione offline, o sistema precisa estar preparado para isso.
Ao entrar em contingência, seu operador de caixa irá emitir as notas, mas sem a autorização da SEFAZ. Quando o sistema da SEFAZ voltar, você precisará enviar todas as notas para serem analisadas e autorizadas, ou não. Você poderá enviar as NFC-e’s emitidas em contingência até o final do primeiro dia útil subsequente ao da emissão da nota.
O dia a dia no varejo é corrido, pode ser que você esqueça de enviar as notas em contingência para a SEFAZ até o prazo máximo. Caso isso ocorra, você ficará sujeito a multas.
Portanto, é muito importante que seu sistema emissor de NFC-e, não só opere em contingência, mas também seja autônomo, faça cópias das NFC-e’s, avise caso exista alguma pendência e realize o processamento das notas pendentes.
O quinto fator que deve ser analisado na escolha do emissor de NFC-e, é se o sistema sabe tratar as rejeições da NFC-e. É importante que o ERP permita cancelar o item rejeitado do carrinho, para a venda poder ser finalizada.
O último ponto a se analisar ao escolher qual sistema emissor de NFC-e implementar no seu estabelecimento é a simplicidade do sistema. Lembre-se que, normalmente, o operador de caixa possui uma baixa especialização. O ideal a se adotar é um software intuitivo e fácil de usar, que não precise de um longo treinamento para a capacitação do pessoal.
Podemos dizer que a NFC-e simplifica o processo de venda no PDV quando comparado com o antigo ECF, principalmente no que se refere às funcionalidades de sistema, que estão mais simples.
No entanto, o processo de emissão de NFC-e traz consigo uma série de detalhes, que, por sua vez, geram algumas complexidades, ligadas, principalmente, ao processo de contingência e tratamento das rejeições.
De fato, a contingência deverá ser tratada no PDV, cujo software deve ter funcionalidades para automatizar e fazer a gestão das mesmas. No entanto, as rejeições são tratadas no ERP, e sua causa, como, por exemplo, o cadastro de produto incorreto que acarreta uma rejeição no PDV, se inicia no cadastro de produto no ERP.
Além de outros processos críticos, como a declaração das obrigações acessórias, como o SPED, onde são enviados todas as NFC-e’s mensalmente, e, caso haja divergências simples, como o pulo de numeração, sua loja será autuada automaticamente.
A NFC-e e o SAT adicionam algumas complexidades a mais no PDV e no processo de venda, por isso, ao analisar um sistema emissor desses documentos, você deve avaliar, além dos atributos tradicionais do PDV, a questão da legislação, contingência e o tratamento das rejeições.
E você, varejista, quais são as características mais importantes do PDV para sua loja? Sua equipe está segura com seu PDV atual?
Seu PDV está preparado para a emissão do cupom fiscal com esses cuidados?
Está pronto para escolher o sistema de gestão ideal para sua loja? Deixe nos comentários sua opinião.
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