Contas a pagar e receber, essencial para o seu negócio

No seu negócio, você faz o controle de todo dinheiro que sai e todo dinheiro que entra? Você sabe o que é pagamento escritural? E a diferença entre as contas a pagar e as contas a receber, você tem controle sobre esses dados?

Muitas pessoas acham que abrir um negócio é só colocar produtos na loja e vendê-los. Muitos pensam que um controle de gestão é desnecessário, grande engano. No artigo você verá a importância do controle das contas a pagar e receber para seu negócio e os conceitos mais importantes para se gerir um varejo com sucesso.

O controle das contas a pagar e receber é fundamental para fazer um planejamento financeiro na sua loja. Esse conceito se refere ao estabelecimento de metas para um período de tempo, longo ou curto. É essencial para que o varejista consiga se antecipar a eventos futuros, como, por exemplo, a necessidade de capital de giro daqui 30 dias.

O que é Controle de Contas?

O controle de contas é onde deve constar as movimentações financeiras da empresa. As receitas, despesas, rendimentos, empréstimos, contas a pagar e receber entram no controle de contas. Esteja ciente e organize todas as contas, a pagar e a receber, do seu negócio.

Desse modo, os lançamentos financeiros, as contas a pagar e as contas a receber, são a base da administração financeira da empresa, são os registros das movimentações financeiras.

Para ilustrar melhor, os lançamentos do contas a pagar e receber estão para o controle financeiro, assim como as movimentações de mercadoria estão para o controle de estoque.

Contas a pagar

O conceito de contas a pagar é bem simples! Contas a pagar são aquelas nas quais você, varejista, irá desembolsar o dinheiro. O pagamento dos funcionários, as contas de água e luz entram no Contas a Pagar, por exemplo.

Um lançamento de contas a pagar básico deve conter as seguintes informações:

1. Conta: de qual conta o lançamento será desembolsado;
2. Data da emissão: data em que o documento foi emitido;
3. Data de entrada ou digitação: quando entro com a nota ou documento em meu sistema;
4. Data da competência: em que a dívida é reconhecida;
5. Data de validade: a data de vencimento daquele lançamento, ou seja, até quando ele deve ser pago. Afinal, é de  suma importância para se evitar pagamento de multas e juros;
6. Documento: qual documento fiscal está relacionado ao lançamento;
7. Pessoa: o destinatário do desembolso;
8. Categoria: como esse lançamento será categorizado ao propósito de analisar um plano de contas e entender todas as despesas da sua loja;
9. Informações gerais de valores e pagamentos.

Abaixo, um exemplo de um lançamento simples de contas a pagar:

A seguir, listamos algumas dicas para te ajudar a gerenciar as contas a pagar.

1. Separe os gastos pessoais dos gastos empresariais;
2. Identifique todas as obrigações a pagar;
3. Verifique as obrigações contratadas e não pagas;
4. Pague as contas em dia;
5. Concilie os saldos das suas contas bancárias e tesouraria;
6. Evite multas e juros, pague antes do vencimento;
7. Priorize pagamentos em caso de dificuldade financeira;
8. Registre tudo e faça o controle frequente.

Contas a receber

As contas a receber, diferente das contas a pagar, são as faturas que a sua empresa irá arrecadar. Dessa forma, nas contas a receber entram as contas dos clientes devedores, dos fornecedores e as parcelas de vendas a prazo, como cartões de crédito e débito.

1. Conta: de qual conta o lançamento será desembolsado. A conta é escolhida no ato da baixa. O varejista pode receber em depósito bancário ou na própria loja;
2. Data da emissão: a data em que a venda foi efetivada;
3. Data de validade: data de vencimento daquela venda, ou seja, até quando deverá ser recebido;
4. Documento: documento fiscal referente a venda;
5. Pessoa: cliente ou pagador;
6. Categoria: como esse recebimento será categorizado para que seja possível analisar um plano de contas e entender todos os rendimentos da sua loja;
7. Informações gerais de valores e recebimentos.

Veja, nas dicas a seguir, o que se deve analisar para ter um maior controle sobre as vendas a receber.

1. Organize as contas a receber;
2. Saiba cobrar devedores;
3. Ofereça vantagens para quem paga adiantado;
4. Baixe no dia exato do recebimento e na conta caixa ou banco a qual foi creditado;
5. Tenha controle sobre os descontos concedidos;
6. Saiba quais são os créditos vencidos e o período de atraso;
7. Se possível, tenha um controle sobre os clientes que pagam em dia;
8. Anote os juros recebidos.

Além disso, caso seja necessária a cobrança para o recebimento dos valores em atraso, analise o saldo contábil do seu estabelecimento, o grau de concentração de vendas, a qualidade e a regularidade dos clientes.

Pagamento escritural

Um conceito muito importante e que você, igualmente, deve ter bem claro na hora de gerenciar o controle de contas a pagar e receber é o de pagamento escritural. Pagamento escritural é algo bem simples, mas que, certamente, otimiza muito o seu tempo no negócio.

Pagamento escritural é um sistema automatizado, que permite, principalmente, o agendamento e o pagamento de fornecedores. Tudo isso é feito de forma digital, por meio da troca de informações entre os bancos e a loja.

O pagamento escritural  de fornecedores, otimiza a tarefa de pagamento de contas  entre empresas e instituições bancárias. A comunicação é feita através de arquivos de remessa e  retorno. Esses arquivos devem obedecer ao padrão CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária).

Por meio deste método de pagamento, o varejista pode programar suas contas a pagar sem precisar de muito tempo. Essa modalidade de pagamento, otimiza o tempo na empresa. Dessa forma, não é necessário dispor de um colaborador para pagamento em agências ou até mesmo pagar via leitores de códigos, lançamento a lançamento.

Em resumo, o pagamento escritural é bem simples e só precisa de alguns pontos para ser feito de forma correta.

• Uma conta em uma instituição financeira que forneça o serviço de pagamento escritural;
• Mão de obra, minimamente qualificada, isto é, capaz de navegar pela internet e entender os conceitos básicos de envio de arquivos;
• Acesso à internet, com a finalidade de transmitir os arquivos eletrônicos;
• Um software ERP que seja homologado com a instituição financeira escolhida para trabalhar e que tenha funcionalidade de pagamento escritural.

O departamento financeiro é indispensável

Por fim, após analisar o que é e como devem ser feitas as contas a pagar e a receber, conclui-se que essa é uma tarefa que demanda um certo tempo para que seja feita de forma a evitar prejuízos para seu negócio. Dessa forma, e acima de tudo, é indispensável que você tenha um departamento financeiro e um plano de contas gerencial.

Plano de contas gerencial é uma ferramenta que, sobretudo, compila todas as informações da sua loja. Desse modo, você conseguirá analisar as informações da sua empresa de uma forma mais prática. Assim, fica mais fácil tomar decisões e agir ao se deparar com irregularidades. Além disso, um bom software de gestão também é essencial nessa caminhada. Da mesma forma, a automatização dos sistemas, desde a venda, até os lançamentos, te ajudará a entender os resultados do seu negócio.

Portanto, não perca tempo, procure o  gestor da sua empresa ou a contabilidade para ajudá-lo a escolher um plano de contas gerencial. Lembre-se, um software de gestão é indispensável, sobretudo, para se ter esses benefícios de maneira rápida e fácil.

Você, varejista, já teve uma quebra de caixa derivada da falta de planejamento?

Como seu setor financeiro faz o controle das contas a pagar e a receber?

Anda com problemas no controle financeiro da sua loja? Veja como organizar as finanças nesse artigo.