Não tenha surpresas durante uma paralisação da NFe da Sefaz

A Nota Fiscal Eletrônica (NFe) é um documento fiscal gerado após a autorização da Secretaria da Fazenda. Para tal, a empresa, por meio da internet, se conecta aos servidores da SEFAZ. Mas, o que acontece se o serviço da SEFAZ estiver indisponível? Como reagir a uma paralisação da NFe? Toda empresa, um supermercado, padaria, mercearia ou qualquer outro negócio, já passou por isso. Mas, quais as repercussões, o que fazer?

Indisponibilidade na autorização de NFe

Considera-se “indisponibilidade” a situação na qual a SEFAZ não atende à solicitação de um estabelecimento para autorização de uma NFe. Isto ocorre independentemente do software utilizado, seja um software pago ou o gratuito oferecido pela SEFAZ.

Um Data Center, ou centro de processamento de dados, é o local onde estão concentrados computadores que hospedam aplicações (softwares) e seus bancos de dados (informações processadas). Cada Estado deve manter, através de sua SEFAZ, uma estrutura robusta para uma hospedagem com a segurança que se exige para autorizar milhões de notas fiscais diariamente. Até o mês de agosto de 2016 foram mais de 14 bilhões de NFe’s autorizadas no Brasil!

Periodicamente, são programadas paradas para prevenir incidentes, corrigir falhas e implementar evoluções estruturais. No momento em que acontece uma paralisação da NFe, todos os serviços são suspensos e a sua loja não conseguirá emitir nota fiscal eletrônica, a não ser pelo processo de contingência.

Os impactos da paralisação da NFe para os clientes

Quando os servidores da SEFAZ ficam em indisponibilidade para emissão de notas fiscais, é gerado um transtorno tanto para a empresa quanto para os clientes. Estar atento às datas programadas de paralisação facilita o dia a dia e a rotina de todos, evitando desgastes desnecessários.

Muitas vezes os colaboradores são pegos de surpresa ao tentar emitir a nota fiscal e a mesma não ser autorizada e emitida. Depois do desgaste na procura de solução, muitas vezes com a falta de um responsável pelo problema, com os clientes esperando ou caminhões parados sem poderem transportar mercadorias, identifica-se que o problema é com a SEFAZ.

Complicadores

Para complicar a situação, nem sempre o software emissor da NFe está preparado para habilitar o ambiente alternativo de emissão de notas da SEFAZ – a contingência. Soma-se a isso o fato que muitas vezes os colaboradores não possuem as orientações corretas para emissão das notas fiscais em contingência. Então, libera-se o cliente sem a nota fiscal ou posterga o envio das mercadorias, perdendo assim prazos de entrega e recebimento. Enfim, nada de bom para a empresa!

A contingência da NFe é um problema para sua loja? Saiba como realizar esse processo nesse artigo.

Outro ponto importante é que o seu fornecedor de mercadorias também pode estar na mesma situação, o que pode ocasionar atrasos no recebimento dos produtos de sua loja. Adicionalmente,  as empresas que utilizem um software que tenha o modo de entrada de mercadorias usando o arquivo “xml”, não executarão o processo para as notas fiscais emitidas em modo Contingência. Isso se dá pois o “xml” não é liberado, exigindo ser feito de forma manual, o que atrasa ainda mais o processo.

Dicas para enfrentar uma paralisação da NFe

• Planejamento: a melhor ferramenta continua sendo o bom e velho planejamento, com envolvimento de todos os setores responsáveis. Estar atento ao calendário de paralisações programadas é a melhor opção. O agendamento das entregas e recebimento de mercadorias pode ser revisto e programado para não coincidir com as datas de paralisação;

• Software: utilizar um software de gestão que possibilite emitir NFe’s em contingência, quando o sistema da SEFAZ estiver indisponível;

• Treinamento: quando o Software oferecer alternativa para emitir as notas fiscais em contingência, treinar bem os colaboradores para utilizar a funcionalidade. Prepará-los melhor para informar aos clientes sobre a indisponibilidade da SEFAZ e oferecer alternativas para amenizar o desgaste, também é importante.

A título de exemplo, veja o calendário de paralisação programada da SEFAZ/MG para o ano de 2016, disponibilizado na internet:

Consulte, também, em tempo real a disponibilidade do ambiente nacional por meio de link: www.nfe.fazenda.gov.br/portal/disponibilidade.aspx

 Por isso, previna-se, fique atento às paralisações programadas. E lembre-se, isso não significa que se esteja livre de uma paralisação da NFe emergencial.

Temos um material com todas as informações sobre essa nota. Baixe gratuitamente o e-book: Tudo que você precisa saber sobre NFe. 

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