Passo a passo para usar um emissor de NFe

A maioria das empresas brasileiras é obrigada a emitir a NFe, Nota Fiscal Eletrônica. Conhecê-la em detalhes é importante até mesmo para as micro e pequenas empresas que estão desobrigadas à emissão, pois elas, sempre que receberem mercadorias acobertadas por NFe, devem conferir a sua validade, bem como guardar o DANFE, Documento Auxiliar da NFe, pelo prazo legal.

Nesse artigo vamos apresentar um passo a passo para você conseguir usar um emissor de NFe.

O que a minha empresa precisa para usar um emissor de NFe?

Em linhas gerais você precisa:

• Ter uma conexão ativa com a internet;
• Ser credenciado como emissor de NFe na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) dos Estados em que possua lojas. Cada Estado tem procedimentos específicos de credenciamento, portanto, o contador pode te ajudar;
• Possuir certificação digital. O certificado digital é válido para toda a empresa, mesmo que ela tenha vários estabelecimentos. Dessa forma, basta um certificado digital de qualquer estabelecimento para ser utilizado nos demais, mesmos em outras unidades federadas;
• Utilizar um software emissor de NFe. Todas as empresas deverão possuir uma solução de uma software house especializada.

É altamente recomendado manter uma infraestrutura que permita a operação mesmo na falta de energia ou de outros problemas que impeçam a emissão da NFe.

Eu posso imprimir uma NFe?

Observe que a NFe é um documento eletrônico, portanto não pode ser impressa. Entretanto, você pode imprimir um DANFE, que é a representação gráfica da NFe, mas não tem valor jurídico, contábil ou fiscal. Lembre-se, é obrigação do destinatário verificar a autenticidade da NFe pela internet, em consulta ao Portal Nacional ou ao site da SEFAZ autorizadora.

O que a SEFAZ valida no processo de autorização de uma NFe?

A cada nota fiscal eletrônica gerada, para fins de autorização de uso, a SEFAZ faz algumas validações:

• Segurança: verifica a validade da Assinatura digital para garantir a autoria da NFe e a sua integridade;
• Formato: confere se o formato das informações do arquivo digital da NFe está de acordo com o estabelecido pela legislação;
• Numeração: para garantir que uma NFe não seja recebida mais de uma vez;
• Emitente autorizado: só pode emitir uma NFe a empresa previamente autorizada pela Secretaria da Fazenda;
• Regularidade fiscal do emitente: verifica se o emissor da NFe está regular perante a SEFAZ;
• Conteúdo: confere se as regras de conteúdo estão de acordo com os manuais técnicos da NFe.

Uma NFe pode ser “Rejeitada” se na validação forem constatadas quaisquer das situações citadas acima, sendo que a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição. A exceção é quanto à irregularidade fiscal do emitente. Se isso ocorrer, a SEFAZ irá “denegar” a NFe e o contribuinte não poderá utilizá-la.

O que a minha empresa deve encaminhar ao cliente? E o que devo guardar?

A empresa emitente da NFe é obrigada a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo eletrônico da NFe e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

Ambos, emitente e destinatário, deverão manter em arquivo digital as NFe pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais. Não há necessidade de guardar o DANFE.

A exceção é para o destinatário que não seja contribuinte credenciado para a emissão de NFe, que, nesse caso, deverá guardar o DANFE relativo à NFe da operação, para ser apresentado ao fisco quando solicitado.

E sobre a consulta da validade de uma NF-e?

O destinatário sempre deve verificar a validade e autenticidade de uma NFe, bem como verificar se ela está devidamente autorizada pela SEFAZ. Entretanto, não há necessidade de imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NFe.

Emiti uma NF-e em contingência. E agora?

Conforme definido na legislação, a empresa deve transmitir o arquivo XML de NF-e emitida em contingência em até 168 horas após a data de emissão da NF-e.

Como é um procedimento de exceção, você deve procurar evitar ao máximo essas situações, melhorando a infraestrutura da loja e acompanhando as paradas programadas da SEFAZ.

Evitando falhas e prejuízos

Para todas as empresas brasileiras, especialmente varejistas que movimentam muita mercadoria, é importante entender os processos, regras e detalhes da emissão de notas fiscais eletrônicas. Muitos empresários assumem prejuízos e correm riscos por simples falta de conhecimento.

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