ACESSO RÁPIDO:
ACESSO RÁPIDO:
Está com problemas no processo de recebimento de produtos em sua loja? Chega uma entrega e é aquela correria para encontrar a nota e colocar no sistema? Não sente segurança nas quantidades recebidas? E os preços? Tem certeza que o fornecedor enviou na nota o preço acordado? Já percebeu que qualquer erro pode transformar esse processo em uma grande dor de cabeça? Veja como o confronto entre pedido de compra e NFe ajuda sua loja.
O confronto entre pedido de compra e NFe existe para que esses problemas não aconteçam. Realizar uma comparação entre o que foi pedido e o que está sendo entregue, por meio desse arquivo, agilizará, e muito, o processo de recebimento de mercadoria e de entrada de nota.
Descubra:
Quando um fornecedor emite uma NF-e contra sua empresa é gerado um arquivo XML da nota, que chega por e-mail. Basicamente, o arquivo XML é a nota fiscal eletrônica em formato texto.
Quantidade, valor, descrição do produto, são informações que estão presentes nesse arquivo e importando esse XML é possível realizar uma conferência entre o que foi comprado e o que será entregue.
Realizar essa conferência pode significar uma melhoria no processo de recebimento de produtos, pois, conforme gerada no momento do faturamento do produto, esse arquivo pode ser usado para evitar alguns erros antes mesmo do produto ser entregue em sua loja.
Quantidade de produto errada: O fornecedor pode entregar uma quantidade errada do que foi pedida e esse erro pode acarretar prejuízos para o lojista.
Se for entregue produtos a mais, o famoso fornecedor “empurrando produto”, pode significar uma sobra do produto no estoque, o que pode causar perdas e resultar em prejuízos.
Se for entregue produtos a menos, é prejuízo na certa. Além de ter que comprar de outro fornecedor e do desgaste natural de fazer várias vezes a conferência no momento da entrega.
Nos dois casos, esse erro na entrega afeta diretamente o estoque, o que significa perda de vendas no seu negócio.
Produto com EAN novo: Mudanças nos EAN’s de produtos são constantes e se não detectadas podem afetar diretamente o controle de estoque da sua loja, afetando também o setor de compra e principalmente suas vendas.
Ao realizar o confronto entre pedido de compra e NFe, você terá acesso ao EAN que o fornecedor está colocando no produto, dessa forma é possível realizar um agrupamento de EAN, interligando os mesmos produtos que contenham EANs diferentes. Claro que para isso é necessário um software de gestão preparado para o varejo.
Produto errado: Com a grande quantidade de produtos que existem hoje no mercado, erros no envio de produtos podem acontecer com frequência. Ao importar o XML e realizar o confronto com o pedido é possível eliminar a possibilidade desses erros na entrega, eliminando a possibilidade de você receber um produto diferente do que foi comprado.
Preço errado: Por fim, também é possível confrontar se o preço que o fornecedor lhe cobrará é o acordado no pedido.
O confronto entre pedido de compra e NFe é composto por dois processos distintos. O primeiro deles é o confronto do arquivo XML da NF-e com o pedido de compra, o segundo confronto é o recebimento de produtos na sua loja (quantidade e itens) com o faturado contra sua empresa, a nota fiscal (arquivo XML).
Especificaremos cada processo:
Se você utiliza um erp de gestão, é importante utilizar o pedido de compra, tanto por uma questão de produtividade para seu comprador, quanto de segurança e controle. Para saber os benefícios e como fazer um pedido de compra, confira esse artigo.
Antes de enviar a mercadoria para sua loja, o fornecedor irá faturar seu pedido. Nesse momento, você receberá a fatura e o arquivo XML da nota, via e-mail, ou se seu software estiver preparado, via software automaticamente.
O primeiro confronto é comparar o pedido de compra realizado no sistema com o arquivo XML da nota fiscal enviada pelo fornecedor.
O primeiro confronto deve ser feito antes do carregamento do produto chegar em sua loja, tornando-se assim um processo prévio da chegada do produto em sua loja. Informações de produtos, seus preços e quantidades, são conferidos nesse momento.
Ou seja, quaisquer divergências de quantidade, preço ou produto, já podem ser notificadas ao fornecedor para o mesmo corrigir antes mesmo de despachar o transporte.
Realizando a conferência do pedido com o arquivo XML, já será processado automaticamente as informações que serão conferidas na hora que a mercadoria chegar em sua loja.
Basicamente, esse processo consiste em analisar as informações da nota fiscal (via arquivo XML) e confrontar com o que chegou do carregamento.
Dessa forma, seja por meio de um coletor de dados ou por meio de uma via cega, será possível realizar a conferência do que estará sendo entregue em sua loja, já usando como base informações da nota.
Ao importar o arquivo e dar entrada nas informações da nota, o sistema já terá acesso aos tópicos que serão conferidos no momento da chegada do produto em sua loja. O funcionário responsável por receber a mercadoria terá apenas o trabalho de “bipar” cada produto com o coletor, sendo que a entrada no sistema e a conferência de dados já terá sido feita por meio do confronto entre pedido de compra e NFe.
Nesse formato, é interessante notar que o funcionário não tem acesso à quantidade da nota, ou seja, ele tem de contar os produtos, e se estiver divergente, o coletor não deixará prosseguir na entrada dos produtos. Nesse caso, o conferente tem de procurar o responsável para apurar a divergência. Com isso, a chance de erro cai consideravelmente.
Outra vantagem do coletor, é que você pode incluir uma data de validade mínima para cada tipo de produto. O conferente deve lançar essa informação. Se a data não estiver no período mínimo, o coletor rejeita esse recebimento.
Sugerimos esse formato do coletor, por ser mais produtivo e eficiente.
Se sua empresa não trabalha com um coletor de dados, você pode realizar o confronto entre pedido de compra e NFe e imprimir as informações para uma via cega. A via cega deverá conter todas as informações necessárias para a conferência da quantidade de produtos. A única informação que não consta na via cega é a quantidade.
Após realizada a conferência, o conferente deve ir à secretaria solicitar que validem a via cega com a nota fiscal impressa.
Vale lembrar que tanto pelo coletor quanto pela via cega é obrigatório informar a data de validade. Utilizando um sistema de gestão próprio para o varejo o lojista consegue controlar os produtos com um vencimento próximo por meio de relatórios gerenciais.
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Utilizando o confronto entre pedido de compra e NFe, você estará aplicando em sua loja um processo de recebimento de produtos baseado em duas conferências, os dados precisam ser os mesmos no pedido, arquivo XML e na chegada do produto (conferência por coletor ou via cega).
Dessa forma você transformará o recebimento de produtos em um processo mais seguro. Minimizando assim a possibilidade de erros tanto na parte fiscal, de notas, quando no controle de produtos e estoque em sua loja.
Esse é um bom exemplo de como a tecnologia pode auxiliar o varejo. É fundamental que você conte com um software eficiente e preparado para realizar todas essas operações. O processo operacional se torna simples, mas do lado do software existem integrações, regras de negócios específicas e processamento rápido, garantindo a eficiência de todo o processo.
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